Metodika interných auditov SMK

Tento článok patrí do časti Kolokviálna skúška. Materiály tu uvedené sú prípravou na záverečnú štátnu (kolokviálnu) skúšku v študijnom zameraní Manažérstvo kvality produkcie na Fakulte mechatroniky TnUAD.

Interné audity sú podkladom pre stanovenie nápravných a preventívnych opatrení s cieľom trvalo zlepšovať funkcie systému a tiež trvalého zvyšovania kvality produkcie. Postup pre vykonávanie interných auditov je možné rozčleniť do 9 základných krokov:

• Spracovanie plánov auditov
• Príprava audítorov
• Spracovanie plánu auditu
• Spracovanie dotazníka pre audit
• Vykonanie úvodného pohovoru
• Vykonanie auditu
• Formulácia zistení auditu
• Príprava záverov auditu
• Realizácia záverečného stretnutia

1. Spracovanie plánov auditov Plán spracováva a vydáva predstaviteľ manažmentu pre kvalitu (PMK). Vydaním „plánu interných auditov na rok“ sa stáva tento plán záväzným pre všetkých pracovníkov organizácie. Vykonávanie neplánovaných auditov predkladá vedeniu PMK. Neplánované interné audity majú prednosť pred plánovanými. PMK určí vedúceho audítora, ktorý je zodpovedný za riadne naplánovanie a vykonanie stanoveného auditu. Predmet auditu obsahuje jeho postavenie, miesto, dôvody a informácie, ktorý proces bude auditovaný. Interné audity SMK organizácie musia byť pre každý rok plánované tak, aby boli preverené min. raz za rok všetky kľúčové procesy systému kvality, popísané v príručke kvality. Súčasne musia byť preverené všetky útvary, ktoré plnia svoje úlohy v systéme kvality.

2. Výber a príprava audítorov

Výber audítorov musí byť urobený v súlade so zásadami stanovenými v kap.7 STN EN ISO 19011, pričom sa kladie dôraz na nasledujúce vlastnosti kandidátov:

• Poznatky o produkcii a pracovných postupoch
• Schopnosť správne používať stratégiu kvality a SMK
• Schopnosť jednoznačne sa vyjadrovať a formulovať myšlienky
• Objektívnosť, neovplyvniteľnosť, nezaujatosť
• Schopnosť vcítiť sa do postavenia auditovanej osoby
• Schopnosť vnímať a využívať súvislosti
• Dobrý úsudok a analytické myslenie
• Presnosť, hospodárenie s časom, dochvíľnosť
• Dokonalá príprava na audity

V organizácii musí byť vedená evidencia audítorov, záznamy o udržovaní a raste ich kvalifikácie a o ich činnosti vo funkcii audítora. Pri výbere audítorov na konkrétny audit musí byť splnená požiadavka na ich funkčnú nezávislosť v preverovanej oblasti a ich schopnosť objektívneho hodnotenia zistených skutočností. Do audítorského tímu môže byť menovaný i odborník na zvláštnu činnosť alebo proces, ktorý nemá vyššie uvedenú kvalifikáciu, ale jeho účasť je na vykonaní auditu nevyhnutná.

3. Spracovanie plánu auditu

Spracováva vedúci audítor 1 mesiac pred plánovaným termínom auditu, schvaľuje ho PMK a dostanú ho najneskôr 14 dní pred interným auditom:

• Predstaviteľ manažmentu pre kvalitu
• Vedúci všetkých preverovaných pracovísk
• Vedúci audítor
• Členovia audítorského tímu

V pláne budú uvedené zásadné dokumenty a záznamy, ktoré budú požadované v priebehu auditu na nahliadnutie, na preskúmanie úplnosti, spôsobu riadenia a súladu so súvisiacimi predpismi.

4. Spracovanie dotazníka pre audit

Môže byť spracovaný 1 – pre celý audit, alebo viac pre jednotlivé etapy, pracoviská alebo profesijné okruhy. Dotazník spracováva audítorský tím, je to interná záležitosť tímu a má byť ukončený najneskôr 3 dni pre otvorením auditu. Má nasledujúci zásadný obsah:

• Zoznam zásadných otázok vzťahujúcich sa na cieľ auditu
• Povinné otázky týkajúce sa odstránenia nezhôd zistených pri predchádzajúcom pravidelnom audite
• Identifikácia zodpovedajúceho pracovníka
• Identifikácia a podpis audítora
• Miesto na zápis hodnotenia, stupnica je uvedená na všetkých stranách dotazníka
• Miesto na zapísanie overovacieho dôkazu, poznámky, dotazy

5. Vykonanie úvodného stretnutia

Je to otvorenie auditu, zúčastnia sa ho vedúci a pracovníci preverovanej oblasti a audítorský tím. Koná sa bez písomného záznamu, musia byť počas neho potvrdené podmienky na splnenie programu auditu, podaný stručný prehľad o jeho vykonaní a vytvorený priestor pre súvisiace otázky.

6. Vykonanie auditu

Audítor musí pri audite dodržiavať tieto všeobecné zásady:

• Klásť kľúčové otázky (AKO?, ČO?, KTO?, KDE?, PREČO?)
• Zisťovať či je v preverovanej oblasti súlad alebo nesúlad špecifikovaných požiadaviek
• Zhodnotiť, či rozsah auditu zodpovedá rozsahu preverovanej oblasti
• Záznamy vykonávať priamo do formulára dotazníka auditu
• Zameriavať sa len na podstatné veci
• Dodržiavať zásady správnej komunikácie, t.j. klásť jednoznačné otázky
• Dodržiavať zásady partnerského správania

Preverovaní a dopytovaní pracovníci musia pri audite dodržiavať nasledujúce zásady:

• Odpovedať pravdivo, priznať chyby
• Venovať audítorovi toľko času, koľko požaduje
• Neznevažovať audítora z dôvodu rozdielu veku, funkcie, doby zamestnania v organizácii
• Preukazovať presne vedomosti o stratégii kvality organizácie i o systéme kvality
• Na preverovaných pracoviskách zachovávať normálnu pracovnú atmosféru

Po získaní všetkých odpovedí požadovaných v dotazníku auditu, zvolá vedúci audítor zasadnutie audítorského tímu, na ktorom sa identifikujú a formulujú nezhody, ktoré budú prerokované na záverečnom zasadnutí s preverovanou stranou.