Komunikácia v organizácii

Obsah práce

1.	Úvod do komunikácie
2.	Komunikačné prostriedky a formy komunikácie
3.	Komunikácia v organizácii

Komunikácia v organizácii

Komunikácia a komunikačný proces neprebieha medzi ľuďmi len vo všeobecných podmienkach, prebieha najmä pri špecifických činnostiach a v špecifických podmienkach. Takouto činnosťou, ktorá podmieňuje a zároveň vyžaduje špecifickú komunikáciu a komunikačný proces, je práca, pracovný proces. Ten prebieha spravidla v špecifických podmienkach - v podniku. Každý podnik sa vyznačuje určitým vnútropodnikovým prostredím, ktoré je jedinečné, okrem iného, z hľadiska komunikačnej klímy, používaných komunikačných nástrojov a uplatňovaných komunikačných vzorcov a postupov v komunikačnom procese.

Komunikačný systém v organizácii

Komunikačný systém každej organizácie pozostáva z jednotlivých úrovní, v rámci ktorých má každá zložka inú funkciu.

Kto	Čo povedal	Akým spôsobom	Komu	S akým účelom
Odosielateľ	Spáva	Medium	Príjemca	Funkcia
Komunikát	Oznámenie		Recipient	Ciele
Zdroj	Informácia		Adresát	Účinok

Zároveň v hierarchicky usporiadaných organizáciách sú zložky a funkcie v komunikačnom systéme organizácie ovplyvnené charakteristikami jednotlivých stupňov hierarchie. Pritom komunikácia v organizácii prebieha v dvoch základných úrovniach - horizontálnej a vertikálnej, v rámci ktorých vždy vystupujú tri skupiny komunikantov. Prvú skupinu komunikantov tvorí manažment organizácie, druhú skupinu komunikantov tvoria výkonní manažéri a tretiu skupinu komunikantov tvoria zamestnanci organizácie. Na každej komunikačnej úrovni môže komunikácia prebiehať medzi ľubovoľnými skupinami komunikantov. Pritom každá komunikačná úroveň stanovuje komunikačné kompetencie a komunikačné roly, ktoré komunikanti musia rešpektovať.

Na horizontálnej úrovni prebieha komunikácia v organizácii medzi:

1. vedúcimi pracovníkmi - manažérmi navzájom (manažérska komunikácia),
2. medzi pracovníkmi - zamestnancami navzájom.

Na vertikálnej úrovni prebieha komunikácia v organizácii medzi:

1. smerom nadol formou rozhovorov, inštrukcií, príkazov.
2. smerom nahor formou podávania návrhov.

Na diagonálnej úrovni prebieha komunikácia medzi:

1. pracovníkmi rozličných hierarchických úrovní a funkčných útvarov formou rozhovorov, diskusie, polemiky.

Komunikačný systém organizácie väčšinou kopíruje organizačnú štruktúru danej organizácie. Sú v ňom zohľadnené pracovné pozície a pracovné roly jednotlivých komunikantov, pričom môžu byť modifikované aj ďalšími faktormi, napríklad vekom. vzdelaním, pohlavím, sociálnym statusom a podobne. V praxi sa najčastejšie stretávame s faktorom veku, ktorý mnohokrát vystupuje ako „slabá stránka" komunikanta. Napríklad v organizácii, kde prevažujú starší zamestnanci, mladý výkonný manažér môže mať komunikačný problém pri odosielaní informácií, ale aj pri získavaní spätnej väzby. Tak isto môže mať komunikačný problém žena v organizácii, kde sú prevažne zamestnaní muži, a naopak. [6.]

Formálna komunikácia

Formálna komunikácia je orientovaná na usmerňovanie komunikácie zamestnancov v smere dosahovania cieľov organizácie. Komunikační partneri, komunikačné situácie, komunikačný obsah a komunikačné kanály sú určené a upravené organizačnými a metodickými pravidlami a vzťahmi. Napríklad od vzťahov nadriadenosti a podriadenosti sa odvíja smer odovzdávania informácií, frekvencia komunikačných aktov a ďalšie komunikačné vzťahy. Pracovná činnosť, pozícia - rola komunikanta v organizácii a komunikačná situácia určujú aj požiadavky na komunikačné zručnosti uplatňované v rámci formálnej komunikácie v organizácii. Na formálnu komunikáciu sú v organizácii vytvorené tzv. formálne komunikačné kanály. Sú stanovené tak, aby mohli informácie „prúdiť" obojsmerne, to znamená od odosielateľa k adresátovi a od adresáta k odosielateľovi. Formálna komunikácia je vedome plánovaná.

Neformálna komunikácia

Neformálna komunikácia v organizácii vzniká na pozadí formálnej komunikácie „zo sociálnych potrieb" členov organizácie. V literatúre je neformálna komunikácia definovaná ako neformálna výmena informácii medzi rôznym komunikanrmi v komunikačných situáciách a komunikačnými nástrojmi, ktoré nie sú upravené formálnymi predpismi. [21.] V organizácii mnohé deje prebiehajú mimo stanovených pravidiel vznikajú tak neformálne skupiny s neformálnymi pravidlami komunikácie. Medzi vlastnosti človeka (zamestnanca) patrí nezávislosť, sebarealizácia, sebakontrola, sledovanie dlhodobého cieľa. Formálne organizačné princípy, uplatňované v podniku, však vyžadujú od zamestnanca, aby sa podriadil, včlenil do procesu deľbe práce, je podrobovaný neustálej kontrole. Pritom organizácia sleduje krátkodobé ciele. Výsledkom je vznik neformálnych vzťahov a neformálnej komunikácie, ktoré napomáhajú zachovať „zdravú" rovnováhu medzi týmito protipólmi, ktoré vznikajú v pracovnom procese. Neformálna komunikácia nemusí byť v organizácii vždy pozitívnym faktorom. Môže pôsobiť aj rušivo, medzi nadriadenými a podriadenými je málo priamej /formálnej/ komunikácie ciele organizácie a ciele pracovníkov sa rozchádzajú a potreba objektívnych informácií je neuspokojená.

Neformálna komunikácia môže mať aj kontraproduktívne dôsledky. Napríklad ak rozširované informácie nie sú pravdivé (klebety), ak sú informácie účelovo skreslené a skresľované, alebo ak sú poskytnuté dôverné informácie nesprávnym adresátom. Chápanie neformálnej komunikácie v organizácii sa v posledných rokoch zmenilo. Neformálna komunikácia v organizácii je chápaná skôr ako podporná komunikácia. Jej význam stúpa v procese odstraňovania informačných deficitov. Tým, že neformálna komunikácia je často flexibilnejšia než formálna, môže tiež kompenzovať nedostatky formálnej komunikácie. V prípade, ak intenzita kontaktov a z nich vyplývajúcich informácií v rámci neformálnej komunikácie prevyšuje kvalitu a množstvo informácií, získaných v rámci formálnej komunikácie, je potrebné prehodnotiť celý komunikačný systém organizácie. V praxi však nie je možné jednoznačne oddeliť formálnu komunikáciu od neformálnej. Napríklad podnetom na rozhovor medzi zamestnancami alebo manažérmi môže byť normálna komunikácia, ktorá však môže mať aj neformálny priebeh.[6.]

Komunikačné konflikty v podniku

Konflikty sú často bežnou súčasťou každého zamestnanca a pracovnej skupiny. Vyskytujú sa častejšie v skupinách, ktoré sa vyznačujú nedostatočnou vnútornou súdržnosťou, nízkou spokojnosťou zamestnancov, ale najmä problémami v oblasti vzájomného dorozumievania a komunikácie v osobnej a profesionálnej rovine. Častým zdrojom konfliktov v pracovnej skupine je nesprávne využívanie nástrojov vnútropodnikovej komunikácie.

Podstata komunikačného konfliktu

Konflikt je v literatúre vymedzený ako špecifický druh sociálnej interakcie, pri ktorej dochádza k rozporu medzi očakávaním a reálnym stavom situácie. Alebo tiež ako situácia konfliktu dvoch alebo viacerých protichodných motívov a tendencií. Ich spoločným znakom je existencia neriešených vnútorných rozporov človeka alebo rozporov medzi zamestnancami, respektíve pracovnými skupinami navzájom, ktoré sa navonok prejavujú v správaní ako je ľahostajnosť, nedostatok záujmu, agresia. Jedna z častých príčin konfliktov je problémová komunikácia, ktorá vyplýva z nesprávneho vnímania a počúvania partnera. Každý zamestnanec je individualita s rozdielnymi vlastnosťami, skúsenosťami, emóciami, vedomosťami a komunikačnými zručnosťami. Komunikačný konflikt vzniká v dôsledku rozdielnosti a nekritického preferovania komunikačných nástrojov, nesprávneho pochopenia problému alebo stavu prežívania konfliktu partnerom.

Stupne a úrovne komunikačného konfliktu

Pri analýze komunikačných konfliktov môžeme rozlišovať tri základné stupne konfliktu, ktoré na seba nadväzujú v čase a sú sprevádzané špecifickou komunikačnou úrovňou:

1. Vnímanie konfliktu - konfliktné strany vidia rozdielnosť záujmov a názorov. Na tomto stupni možno riešiť konflikt konštruktívnym spôsobom, využitím efektívnej spätnej väzby, vzájomnou výmenou názorov a pocitov a aktívneho počúvania.
2. Prežívanie konfliktu - pociťovanie napätia, nepriateľstva, hnevu, strachu a nedôvery. Z komunikačného pohľadu možno hovoriť skôr o pasívnom prístupe, pretože ide o vnútorný, jednostranný pohľad účastníkov konfliktu na oblasť sporu. Aj keď na druhej strane vnútorné prežívanie môže byť veľmi aktívne. Schopnosť riešiť konflikty spočíva najmä v schopnosti komunikovať svoje pocity, pretože v opačnom prípade dochádza k efektu „tlakového hrnca".
3. Konfliktné správanie - vyvíjanie aktivity a postupov na obranu svojich záujmov. Na tomto stupni možno hovoriť o aktívnom komunikačnom prístupe, v ktorom sa využívajú, v závislosti od cieľa rozličné komunikačné nástroje a taktiky.

Riešenia konfliktov

Prvým krokom, ako predchádzať konfliktom, je poznať zdroje, príčiny a spôsoby ich prevencie. Je dôležité, aby sa včas identifikoval vznikajúci spor a našiel sa optimálny spôsob jeho riešenia ešte predtým, ako spor prerastie do konfliktu. Predchádzanie konfliktom v pracovnej skupine je možné už pri výbere zamestnancov, pričom je dôležité brať do úvahy okrem iného aj úroveň tolerancie voči konfliktom a predpoklad osobnosti uchádzača. Na tieto účely sa využívajú štandardizované osobnostné dotazníky, ktoré poskytnú osobnostný profil uchádzača aj v oblasti konfliktov. Pravidelné hodnotenie a kontrola môžu upozorniť na chyby a problémy už v začiatočnej fáze. Pri riešení konfliktov ide najčastejšie o komunikovanie v dvoch základných rovinách :

1. Informovanie o konečnom vzťahu, ktorý sa chce dosiahnuť. Komunikácia v tejto rovine je zameraná v pozitívnom smere na vzájomnú aktívnu dohodu, s možnosťou oboch strán vyjadriť svoje stanovisko a spoločne postupovať v smere kompromisného riešenia. Negatívny prístup je obmedzený na jednostrannom, príkazovom vzťahu, kde absentuje spätná väzba.
2. Snaha odstránenia stavu, ktorý je nepríjemný. Táto rovina riešenia konfliktu sa zameriava prevažne na emocionálnu a pocitovú stránku vzťahu. Ide najmä o snahu odstrániť napätie, deštruktívne alebo submisívne prejavy, ktoré sa výrazne odrážajú aj v komunikačnej oblasti a negatívne ovplyvňujú interpersonálne vzťahy zamestnancov, ale aj ich výkonnosť.[6.]

Rady pre manažérov

Je potrebné vedieť si usporiadať nábytok vo svojej kancelárii tak, aby sme mali nad návštevníkom takú prevahu akú potrebujeme získať.

Ako vedome ovládnuť situáciu

Využitie stoličiek – existujú iste spôsoby usporiadania stoličiek a zasadacieho poriadku ktoré kancelárii dokážu vytvoriť ovzdušie na vyvolanie žiaduceho dojmu. Na posilnenie moci prostredníctvom stoličiek majú zásadný vplyv tieto faktory :

veľkosť soličky a jej príslušenstvo Výška operadla stoličky dokáže zvýšiť alebo znížiť postavenie sediaceho človeka. Čim vyššie operadlo tým vyššie spoločenské postavenie má človek sediaci na tejto stoličke ( Králi, pápeži ). Riaditeľ firmy máva kožene pracovné kreslo s vysokým operadlom, kým stolička pre návšetvnikou nízke. Otočné stoličky dávajú svojmu majiteľovi význačnejšie postavenie, keď sa ocitne pod tlakom má väčšiu slobodu ako človek ktorý sedí na pevnej stoličke. Nedostatok pohybu si človek vynahradzuje gestikuláciou, ktorá odhaľuje jeho pocity a názory. Je menej vhodné aby návšetvnikova stolička bola vybavená opierkami rúk.

výška stoličky Používa sa na získanie prevahy pomocou telesného vzrastu. Výkonný riaditelia sú povestný tým že vo svojej kancelárii sedávajú na stoličke s vysokým operadlom, nastavenej čo najvyššie, kým návštevníkovi je vyhradene miesto na opačnej strane stola teda v súperivej pozícii, a na takej nízkej stoličke že návšetvnikove oči sú sotva na úrovni dosky riaditeľského stola.

umiestnenie stoličky S ohľadom na ostatných ľudí prítomných v kancelárii je dobré návštevníkovu stoličku umiestniť čo najďalej od riaditeľovho stola, čiže do spoločenského pásma, čim sa ešte viac obmedzí jeho význam.

Triky na zvýšenie dojmu. Isté predmety, strategicky rozmiestené v kancelárii, rafinovane zvyšujú postavenie a vplyv ich majiteľa. Tu je niekoľko príkladov:

1. Nízke pohovky určene pre návštevníkov.
2. Drahý popolník umiestený mimo dosahu návštevníka, ktorý sa pri každom odklepnutí popola bude cítiť nepohodlne.
3. Zahraničné puzdro na cigarety.
4. Niekoľko červených obalov s nápisom ,,Prísne dôverné´´.
5. Stena pokrytá zarámovanými fotografiami, oceneniami a diplomami, ktoré majiteľ kancelárie získal.
6. Štíhly kufrík s číselnou zámkou. Veľké a objemné kufríky nosia len tí, čo musia vykonávať všetku prácu. [22.]

Záver

Hlavným cieľom mojej bakalárskej práce bolo objasnenie problematiky komunikácie manažéra v podniku. Tuto tému som si vybral s dôvodu toho že komunikácia je najdôležitejší aspekt podnikania a vedenia ľudí. Vďaka komunikácii sa ľudia cítia dobre, pracujú efektívnejšie a sú spoľahlivejší. Zvyšovanie produktivity je cieľom každého podniku tým aj každého manažéra. Je to zdĺhaví proces ktorý sa nedá uviesť do činnosti zo dňa na deň. Je potrebných veľa materiálnych ale aj ľudských zdrojov. Najlepší manažér musí ovládať všetky spôsoby komunikácie musí hovoriť pomaly, zrozumiteľne a musí zaujať svojich podriadených a motivovať ich. Preto nie je ani tak dôležite či je niečo lacnejšie, lepšie ale ako to dokážete podať. Osobne si myslím že hlavnou zložkou organizácie sú ľudia teda zamestnanci. Preto práve do nich treba čo najviac investovať lebo keď je personál dobre zaškolený, nemá medzi sebou komunikačné nezrovnalosti a pracuje podľa stanoveného cieľa, nemalo by byť prekážkou prekonať nepriaznivé podmienky ktoré môžu nastať. Prispôsobenie pracovného prostredia tiež vplýva na zvýšenie produktivity.

Použitá literatúra

1. HLINKOVÁ, D. 2007. Sociológia a prostriedky masovej komunikácie. Bratislava: Univerzita Komenského, 2007. 114 s. ISBN 978-90-223-2275-1.
2. KOLLÁRIK, T. : Sociálna psychlógia. Bratislava: SPN, 1993, s 95. ISBN 80-223-1841-8
3. PROVÁZNIK, J. Psychlolgie pro ekonomy. Praga: Grada publishing, 1997, s. 178.
4. VÝROST, J., SLAMĚNÍK, I.: Aplikovaná socialní psychlologie I. Praha, 1998, s. 126.
5. KLÍROVÁ, J.: Corporate Govemance. Praha: Management Press, 2001 s. 77.
6. SZARKOVÁ, M. a kol.: Komunikácia v manažmente: Bratislava: EKONÓM., 2002, ISBN 80-225-1585-X
7. DEFLEUR, M. L. Understing Mass Communications. Boston: H. Miffin, 1988.
8. DEFLEUR, M. L., BALLOVÁ –ROKEACHOVÁ. S. J.: Management. Praga: Grada, 1997.
9. KJÍROVÁ, J.: Corporate gevemance. Praha: Management Press, 2001.
10. ISO 9001: 2000.
11. SZARKOVÁ, M.: Komunikácia - významný faktor úspešnosti podniku. In.: Brno: Zborník referátu z mezinárodní konference: Faktory úspešnosti podniku. MU, 2001 s. 156-161.
12. ŠKVARENINOVÁ, O.: Rečová komunikácia. Bratislava SPN, 1994, s.7.
13. MISTRÍK, J. Jazyk a reč. Bratislava : Mladé letá, 1984.
14. HIERHOLD, E. Rétorika a prezentace. Jak s jistotou prezentovat a působivě přednášet. Praha : Grada, 2005. ISBN 80-247-0782-9
15. BUCHTOVÁ, B. Rétorika. Praha : Grada Publishing, 2006. ISBN 80-2470868-X
16. TOMAN, J. Jak dobře mluvit. Praha : Svoboda, 1981.
17. RYBÁR, Ľ. Základy rétorickej komunikácie. Bratislava : Obzor, 1980.
18. Erneker, J.: Komunikácia v riadiacej činnosti. Bratislava: APZ 2002, s.50.
19. ČECH, J. Sociálna komunikácia pre políciu. Bratislava APZ 2000.
20. BERNÁT, L. a kol.: Základy komunikácie: Bratislava STU 2007. ISBN 978-80-227-2594-1
21. LEVEL, D. A., Galle, W.P.: Managerial communications. Homewood 1988
22. PEASE, A.: Reč tela: Ikar, a.s., 2004. s. 204-209. ISBN 80-551-0691-6