Interný audit procesov v organizácii automobilového priemyslu

	Trenčianska Univerzita Alexandra Dubčeka v Trenčíne Fakulta Mechatroniky
	Interný audit procesov v organizácii automobilového priemyslu Bakalárska práca

Autor:	Richard Geschwandtner
Pedagogický vedúci:	doc. Ing. Jarmila Šalgovičová, CSc.
Študijný odbor:	Manažérstvo kvality produkcie
Akademický rok	2010/2011

Obsah práce

1.	Význam a podstata vykonávania auditov v SMK všeobecne
2.	Význam a podstata vykonávania interných auditov procesov v SMK organizácie pôsobiacej v odvetví automobilového priemyslu
3.	Analýza súčasného stavu vykonávania interných auditov procesov v spoločnosti MATADOR AUTOMOTIVE
4.	Návrh na zlepšenie – revízia existujúcich postupov vykonávania interných auditov procesov v spoločnosti MATADOR AUTOMOTIVE a.s.

Abstrakt Táto bakalárska práca sa zaoberá vykonavaním interných auditov procesov v organizácií automobilového priemyslu. Túto tému som si vybral preto, lebo nie je v praxi tak rozšírená a známa ako interné audity systému a v sektore automobilového priemyslu sú pri realizácii auditov procesov uplatňované špecifické postupy / metódy.

Abstract This bachelor thesis deals with the internal audit processes in the automobile industry organization. I chose this subject because it is not so widespread and known in practice than internal audit systems and during the audit process implemantation in the automobile industry, specific procedures / methods are applied.

Úvod

Od automobilového priemyslu očakávajú zákazníci (majitelia automobilov resp. potencionálny záujemcovia o kúpu automobilu) konštantne vysokú a neustále rastúcu kvalitu produktu - automobilu. Výrobcovia automobilov samozrejme pre dosiahnutie tohto cieľa (kvalitný a dnes už aj ekologický, hospodárny a cenovo výhodný automobil ) kladú samozrejme vysoké nároky nie len na svoje prevádzky ale i na svojich dodávateľov. Vo všeobecnosti možno rozlišovať dve rozhodujúce skupiny dodávateľov pre automobilový priemysel, a to dodávateľov materiálov a dielov a poskytovateľov služieb. V prípade dodávateľov materiálov a dielov musia mať dodávatelia zavedené funkčné systémy kvality zodpovedajúce predpisu uplatňovanému v automobilovom priemysle t.j. medzinárodnej technickej špecifikácií ISO/TS 16949. Pričom od tzv. prvostupňových dodávateľov materiálov a dielov je vyžadovaná certifikácia systému kvality nezávislou akreditovanom organizáciou podľa ISO/TS 16 949. Prvostupňový dodávatelia (tzv. TIER 1) dodávajú materiály a diely priamo výrobcom automobilov tzv. OEM. Od ostatných dodávateľov v dodávateľskom reťazci je vyžadovaná certifikácia min. podľa ISO 9001 s cieľom rozvíjať systém kvality k dosiahnutiu zhody s ISO/TS 16 949.

Rovnako vysoké očakávania majú výrobcovia automobilov aj od poskytovateľov služieb. Poskytovatelia služieb si musia získať dôveru svojich zákazníkov o to viac, nakoľko kvalita služieb je priamo a bezprostredne hodnotená zákazníkom a služba je často krát jedinečná a poskytovaná jednorázovo. Jeden krát zle poskytnutá služba je často poslednou službou danému zákazníkovi. Nespokojný zákazník si hľadá iného poskytovateľa služby.

Kým vo vzťahu k všetkým dodávateľom materiálov a dielov (výrobné organizácie) existuje medzinárodná technická špecifikácia ISO/TS 16949 podľa ktorej si dodávatelia budujú a nechávajú certifikovať svoje systémy manažérstva kvality , v prípade poskytovateľov služieb takáto medzinárodná norma alebo medzinárodná technická špecifikácia neexistuje. V praxi automobilového priemyslu v podmienkach Slovenskej republiky je uznávanou metodikou pre poskytovateľov služieb publikácia nemeckého zväzu automobilového priemyslu VDA 6.2 Manažérstvo kvality v automobilovom priemysle: Audit systému manažérstva kvality - služby. Vzhľadom na zameranie bakalárskej práce sa v ďalšom texte už nebudem zaoberať skupinou dodávateľov poskytujúcich služby pre sektor automobilového priemyslu ale iba skupinou dodávateľov materiálov a dielov (výrobné organizácie) pre automobilový priemysel.

Význam a podstata vykonávania auditov v SMK všeobecne

Hlavnou činnosťou manažmentu pri riadení podniku v oblasti kvality je priebežne overovať funkčnosť systému kvality a spoľahlivosť jeho riadenia. Audity predstavujú nezávislý zdroj informácií a týkajú sa všetkých podnikových procesov, ktoré tvoria systém zabezpečovania kvality podniku. Audity v systémoch kvality teda znamenajú „systematické a nezávislé skúmanie s cieľom stanoviť, či činnosti v oblasti kvality a s nimi spojené výsledky sú v súlade s plánovanými zámermi a či sa tieto zámery realizujú efektívne a sú vhodné na dosiahnutie cieľa [14].” . Podľa informácií, ktoré poskytujú audity musí vedenie resp. príslušný manažéri (majitelia procesov) pristúpiť k náprave, nápravným opatreniam a opatreniam na zlepšenie fungovania systému kvality s cieľom zlepšiť úroveň plnenia požiadaviek zákazníka (interný / externý zákazníci) a toto plnenie realizovať pri čo najmenšej spotrebe a využívaní zdrojov.

Hlavným cieľom každého auditu musí byť zisťovanie faktov a nie nedostatkov (nezhôd) !

Ciele auditov možno určiť nasledovne:

• zistiť, či podnik má vybudovaný systém kvality (zvyčajne externý pohľad – zákazník, certifikačný orgán, orgány štátnej správy...)
• zistiť, či dokumentovaný systém kvality a jeho jednotlivé procesy, prvky, činnosti, výrobky, alebo služby a pracovníci spĺňajú požiadavky príslušných noriem či smerníc a inštrukcií (interné / externé).
• zistiť, či je dokumentovaný systém kvality uvedený do života
• preveriť, či reálne procesy prebiehajú v súlade s dokumentovaným systémom stále a za všetkých okolností (napr. havarijné / krízové situácie).
• overiť, či je zavedenie systému kvality účinné, t.j. či systém kvality plní svoj základný cieľ a to je vytvorenie podmienok pre splnenie požiadaviek zákazníka a následne dosiahnutie jeho spokojnosti.
• poskytnúť jasnú a presnú formuláciu zistených nezhôd podloženými objektívnymi dôkazmi
• zrealizovať nápravu / nápravné opatrenia alebo odporúčania na zlepšenie

Pre vykonávanie auditov vo všeobecnosti (certifikačné audity za účelom získania certifikátu o zhode systému kvality s požiadavkami normy / predpisu, audity zákazníkov u ich dodávateľov, interné audity ) platia všeobecné platné zásady definované normou ISO 19 011 [1].

Druhy auditov

S pohľadu toho kto a kde realizuje audit možno audity deliť na [7] :

• interné audity (realizované samou organizáciou alebo niekým v jej poverení pre interné potreby)
• a externé audity (realizované externými partnermi organizácie – zákazník, certifikačná spoločnosť, orgán štátnej správy a pod. v organizácii resp. realizované organizáciou alebo niekým v jej poverení u jej dodávateľov príp. subdodávateľov).

Tab 1. Druhy a rozsah auditu z pohľadu realizácie [1]

Poznámka : Ohľadom rozsahu auditov – pozri ďalej

Na základe toho, čo audit preveruje sa rozlišujú štyri typy auditov: audit kvality výrobku, audit kvality procesu, audit pracovníkov a audit systému kvality

1. Audit kvality výrobku - tento audit je založený na preverovaní spôsobilosti určitého výrobku plniť požiadavky zákazníka. Na zistenie reálnej úrovne plnenia parametrov funkčnosti, spoľahlivosti, bezpečnosti a technickej úrovne sa prevádzajú rôzne testy, merania, skúšky spôsobilosti a pod.
2. Audit kvality procesu - cieľom tohto auditu je podrobne vyhodnotiť efektívnosť, stupeň inovácií a vhodnosť pracovných postupov a procesov, ktorých výsledkom sú výrobky. U tohto auditu je nutné, aby v tíme audítorov bol odborník pre daný preverovaný proces.
3. Audit pracovníkov - pomocou tohto auditu by malo vedenie podniku identifikovať a odstrániť organizačné prekážky, ktoré pracovníkom prekážajú pri využívaní ich schopností a kvalifikácie. Poznámka : V praxi menej často uplatňovaný typ auditu
4. Audit systému kvality- cieľom tohto auditu je vyhodnotenie úrovne a účinnosti systému kvality preverovaného podniku.

Audity výrobkov a systémov kvality sú súčasťou širšieho procesu preverovania s cieľom získať certifikáciu (certifikácia výrobku resp. certifikácia SMK). Základné rozdiely medzi vyššie uvedenými typmi auditov uvádza nasledujúca tabuľka.

Tab 2. Druhy auditov z hľadiska predmetu auditu [4]

S pohľadu toho či je audit plánovaný alebo neplánovaný možno audity deliť na [7] :

• plánované audity
• a neplánované / mimoriadne audity (na základe aktuálnych potrieb)

Audity sa ďalej delia podľa množstva činností, ktoré audítor musí preskúmať. Podľa toho ich delíme na:

• úplný audit
• čiastkový audit ( miniaudit, etapový audit )
• následný audit ( predstavuje jednu z foriem preverenia a vyhodnotenia náprav a nápravných opatrení, ktoré boli navrhnuté a prijaté ako výsledok predošlého auditu; väčšinou má formu čiastkového auditu v oblastiach, kde boli zistené nezhody a nedostatky) [1].

Metódy auditu

Vo všeobecnosti možno rozlišovať :´

a) metódy plánovania auditov

Pred prevedením auditu musí mať audítor jasno, v akom poradí prechádzať jednotlivé preverované pracoviská (procesy, činnosti...).

b) metódy zhromažďovania dôkazov

Cieľom auditu je vyhodnotiť mieru zhody medzi činnosťami v oblasti kvality, ich výsledkami s plánovanými zámermi a či sa tieto zámery realizujú efektívne a sú vhodné na dosiahnutie cieľov. Činnosťou audítora je preto počas auditu zhromažďovať objektívne dôkazy a na ich základe vyhodnotiť mieru zhody. Spôsoby, ktorými môže audítor získať objektívne fakty a dôkazy môžu mať podobu:

• priameho pozorovania činností a podmienok v preverovanej oblasti
• merania kritických znakov kvality
• skúšania, vzorkovania
• rozhovorov s pracovníkmi (kladenie otázok)
• preskúmavania dokumentov systému kvality (príručka kvality, smernice, inštrukcie....)
• preskúmavania technickej a výrobnej dokumentácie (výrobné plány, konštrukčné výkresy, atď.)
• preskúmavania záznamov o kvalite (správy z predchádzajúcich auditov, záznamy z kontrol)

Fakty a informácie, ktoré si audítor získa osobne sú dôveryhodnejšie ako tie ktoré získa iba počas rozhovoru a preto by informácie získané počas rozhovoru mal preveriť a ich platnosť by mal doložiť objektívnymi dôkazmi, ktoré by mal získať z nezávislých zdrojov (napr. rozhovory s inými pracovníkmi alebo vlastným meraním, posudzovaním, pomocou výsledkov testov a pod.)

c)technika kladenia otázok

Podľa toho akým spôsobom audítor kladie otázky pracovníkom v súvisiacej oblasti zásadným spôsobom ovplyvňuje množstvo, kvalitu a rýchlosť získania informácií o preverovanej oblasti. Audítor by pri kladení otázok mal mať vopred pripravené rôzne otázky ako základný návod pri rozhovore. Aby audítor získal potrebné informácie od pracovníka na preverovanom útvare je treba aby vedel základy kladenia otázok (uzatvorené / otvorené otázky). Potrebné informácie si má audítor získať vždy od osoby, ktorá danú činnosť vykonáva. Pokiaľ sa v odpovediach nájde rozpor, treba ďalšie preverovania a získať ďalšie objektívne dôkazy. Audítor musí klásť otázky tak, aby dostal odpovede na to:

• ČO ?
• AKO ?
• KEDY ?
• KDE ?
• KTO ?
• KOĽKO ?
• S KÝM / S ČÍM ?
• PRECO ?
• ČO KEBY ?

A na tieto odpovede by mal audítor doplniť požiadavku UKÁŽ! [1].

Nástroje auditu

K základným nástrojom patria jednoduché, ale účinné vývojové diagramy, matice prvkov činnosti a kontrolné zoznamy otázok. Sú vhodnou pomôckou ako vo fáze prípravy auditu (grafické zobrazenie procesu), tak vo fáze realizácie auditu . Možno ich využiť aj pri hodnotení výsledkov auditu.

a) Vývojový diagram

Vývojové diagramy sa zostavujú v prípravnej fáze a pomáhajú pri štúdiu dokumentácie systému kvality - proces / činnosť / útvar, kde sa plánuje audit. Často sú vývojové diagramy súčasťou samotnej dokumentácie systému kvality. Ak pri ich študovaní audítor nájde nezrovnalosti, môže si pre porovnanie vytvoriť vlastný vývojový diagram podľa textu dokumentácie. Dostane prehľadný obraz o tom, aký systém riadenia bol pre preverovaný proces / činnosť / útvar vytvorený, či dokumentácia zahŕňa všetky možné riešenia určitej situácie, či niektoré situácie nechýbajú alebo či naopak dokumentácia nevyžaduje zbytočné opakované vykonávanie určitej činnosti, či sú správne zaradené rozhodovacie bloky a k čomu rozhodnutia majú viesť. Táto analýza umožní včas, ešte pred zahájením realizácie auditu, odhaliť a riešiť slabiny vytvoreného systému riadenia. Príklad vývojového diagramu procesného auditu nájdeme v Prílohe C.

b) Matica prvkov činnosti

Tento nástroj slúži k odhaleniu slabých a silných stránok činností, ako návod pri kladení otázok a pre záznam zistených skutočností. Matica prvkov činnosti je založená na princípe, ktorý hovorí, že väčšina činností sa dá rozložiť na štyri prvky, t.j. OSOBA (niekto, kto činnosť realizuje), PREDMET (niečo, čo sa počas činnosti transformuje, t.j. materiál, výrobky,..), ZARIADENIE (prostriedky realizácie transformácie), INFORMÁCIE. Okrem týchto základných prvkov je treba činnosti analyzovať z hľadiska zdrojov, času, nezhôd [1].

V súčasnej praxi je preferovanou metódou k odhaľovaniu slabých a silných stránok procesu / činnosti a ako návod na kladenie otázok tzv. diagram korytnačky – pozri obr. Č. 1. Diagram korytnačky alebo opis procesu v zmysle diagramu korytnačky je povinnou súčasťou dokumentácie systému kvality v sektore automobilového priemyslu [7].

Obr 1. Základne atribúty procesu (diagram korytnačky) [7]

c) Kontrolné zoznamy Kontrolné zoznamy sú súbory otázok zoradené v logickom slede tak, aby pokryli celú preverovanú oblasť. Kontrolné zoznamy (pozri prílohu D ) pri auditoch slúžia ako:

• návod pre systematický zber informácií, pre preskúmanie všetkých súvislostí ( sú neoceniteľným pomocníkom predovšetkým pre neskúsených audítorov)
• formulár pre záznam zistení pre preverované oblasti
• doklad o audite
• nástroj vyhodnotenia výsledkov auditu

Kontrolné zoznamy pripravuje audítor v prípravnej fáze auditu. Príprava vlastného kontrolného zoznamu audítora núti k hlbšiemu uvažovaniu o preverovanej oblasti a súvislostiach a neobmedzuje jeho iniciatívu pri vlastnej realizácií auditu. Preto sa odporúča, aby si audítori sami vypracovávali kontrolné zoznamy. Ani skúsený audítor by nemal prísť na audit bez kontrolného zoznamu. Príklad – pozri tabuľka č. 3.[1].

Tab 3.Ukážka kontrolného zoznamu pre audit zameraný na konkrétne činnosti či charakteristické zvláštnosti preverovanej oblasti [1]

d) Správa o audite

Tento dokument slúži predovšetkým ku komplexnému dokumentovaniu nezhody (popis nezhody) alebo námetu na zlepšenie. V prípade nezhody t.j. :

• popis (formulácia ) vlastnej nezhody
• objektívny dôkaz
• priradenie nezhody k požiadavke (interne / externé predpisy / normy), ktorá nie je splnená
• zhodnotenie závažnosti nezhody (malá nezhoda, veľká nezhoda, kritická nezhoda...)

Špecifikácia nezhôd alebo námetov na zlepšenie je v kompetencii audítora !

Zároveň správa o audite môže slúžiť k zaznamenávaniu okamžitých opatrení (ak sú potrebné napr. zistené kritické nezhody), zaznamenávaniu náprav, k zaznamenávaniu analýzy príčin a nápravných opatrení resp. opatrení k zlepšeniu (zodpovednosti, termíny) ako i vyhodnoteniu realizácie (implementácia) a efektívnosti zrealizovaných náprav a nápravných opatrení. Analyzovanie príčin nezhody a špecifikácia náprav (odstránenie nezhody) a nápravných opatrení (odstránenie príčin nezhody) je v kompetencii manažéra zodpovedného za preverovanú oblasť ! [7].

Vlastnosti audítora

Nie každý človek, ktorý spĺňa požiadavky na vzdelanie, na výcvik a na prax môže byť kvalitným audítorom. Audítor musí mať aj veľa ľudských vlastností, ktoré z neho urobia žiadaného audítora s prirodzenou autoritou. Prehľad takýchto žiaducich vlastností je uvedený v tabuľke č.4. Sú v nej aj vlastnosti, ktoré by audítor nemal mať.

Tab 4.Žiaduce a nežiaduce vlastnosti a schopnosti audítora [1]

Všetky tieto uvedené žiaduce vlastnosti nemá žiadny človek, pretože nikto nie je dokonalý. Ale pri výbere audítora je treba vybrať človeka s čo najviac žiaducimi vlastnosťami. Okrem uvedených požiadaviek je potrebné, aby audítor ak chce autoritu, poznal vzťahy medzi preverovanými a súvisiacimi procesmi a typ a usporiadanie dokumentácie. Teda napríklad strojnícku výrobu by mal auditovať strojník, chemickú chemik, atď. Každá organizácia, ktorá vykonáva audit, by mala pri výbere audítorov prihliadať k uvedeným požiadavkám v čo najširšej miere. Niektoré schopnosti môže nadobudnúť v priebehu školenia a výcviku. Preto by mala ďalej zaistiť adekvátny systém školení a výcvikov audítorov. Na viac musí zabezpečiť nepretržité preverovanie znalostí a schopností audítorov formou preskúšania [1].

Základné zásady a pravidlá jednania audítorov

Práca interného audítora je vo svojej podstate založená na dôvere, ktorá je manažmentom vkladaná do jeho objektívneho uisťovania ohľadom riadenia rizík, riadiacich a kontrolných procesov a správy o riadení organizácie. K tomu, aby táto dôvera mohla existovať, je nutné, aby interný audítor poznal a dodržoval etický kódex (vydaný Medzinárodným inštitútom interných audítorov). Od interných audítorov sa očakáva, že budú dodržovať a uplatňovať nasledujúce základné zásady (princípy)[2]:

1. Princíp INTEGRITY

Integrita interných audítorov vytvára dôveru, ktorá je základným atribútom viery v spoľahlivosť ich úsudkov. Interní audítori musia byť neoddeliteľnou súčasťou organizácie a organizácie by mali budovať dostatočné povedomie o funkcií interného auditu vo vnútri organizácie.

2. Princíp OBJEKTIVITY

Pri zhromažďovaní, hodnotení a podávaní informácií o činnostiach a procesoch, ktoré preverujú, preukazujú interný audítori najvyššiu úroveň profesionálnej objektivity. Interní audítori vyváženým spôsobom hodnotia všetky podstatné okolnosti a nenechajú sa pri tvorbe svojich úsudkov nadmerne ovplyvňovať svojimi vlastnými záujmami alebo záujmami iných.

3. Princíp DÔVERNOSTI

Interní audítori rešpektujú vlastníctvo a hodnotu informácií, ktoré získavajú pri svojej činnosti a tieto informácie neposkytujú bez príslušného súhlasu, pokiaľ neexistuje právna alebo profesijná povinnosť tak učiniť.

4. Princíp KOMPETENTNOSTI

Pri poskytovaní služieb interného auditu uplatňujú interní audítori potrebné vedomosti, zručnosti a skúsenosti. Interní audítori[2]:

• budú vykonávať svoju prácu čestne, s náležitou starostlivosťou a zodpovedne,
• budú dodržovať zákony a poskytovať (zverejňovať) informácie, ktoré sú vyžadované,
• nebudú sa vedome zapojovať do akýchkoľvek nezákonných aktivít alebo sa zúčastňovať činností, ktoré by diskreditovali profesiu interného audítora alebo organizáciu,
• budú rešpektovať zákonné a etické ciele organizácie a prispievať k ich dosiahnutiu
• nezúčastnia sa žiadnych aktivít alebo vzťahov, ktoré môžu narušovať alebo môžu byť chápané ako narušenie ich objektívneho úsudku. Táto spoluúčasť sa týka činností a vzťahov, ktoré môžu byť v konflikte so záujmami organizácie,
• neprijmú nič, čo by mohlo narušiť alebo by mohlo byť chápané ako narušenie ich profesionálneho úsudku,
• uvedú všetky významné skutočnosti, ktoré sú im známe a ktoré, keby neboli uvedené, by mohli skresliť správu o činnostiach, ktoré boli predmetom auditu,
• budú obozretní pri použití a ochrane informácií, ktoré získajú v priebehu plnenia svojich povinností,
• nepoužijú získané informácie pre akýkoľvek osobný prospech a ani žiadnym iným spôsobom, ktorý by bol v rozpore so zákonom alebo na ujmu zákonných a etických cieľov organizácie,
• budú poskytovať iba také služby, pre ktoré majú nevyhnutné vedomosti, zručnosti a skúsenosti,
• budú všetky svoje služby poskytovať v súlade so Štandardmi pre profesionálnu prax interného audítora
• budú nepretržite zdokonaľovať svoju odbornosť a kvalitu a účinnosť svojich služieb [2].

Plánovanie a realizácia interných auditov v SMK - všeobecne

Interné audity v SMK – všeobecne

Organizácia, ktorá má zavedený systém manažérstva kvality či už podľa požiadaviek normy ISO 9001 alebo podľa vyšších / náročnejších požiadaviek priemyselných sektorov (napr. automobilový priemysel, letectvo, železničná doprava...) si musí sama overovať funkčnosť a efektívnosť svojho systému kvality prostredníctvom realizácie interných auditov. Realizácia interných auditov je jednou z požiadaviek normy ISO 9001 ako i noriem / predpisov pre priemyselné sektory (ISO TS 16949, EN 9100, IRIS...). Prostredníctvom interných auditov sa posudzuje či sú / nie sú permanentne plnené definované požiadavky na systém manažérstva kvality. V rámci realizácie interných auditov je to predovšetkým:

• naplánovanie interných auditov (definovanie program auditov)
• príprava konkrétneho auditu vrátane kontrolného zoznamu otázok a plánu auditu,

ak je potrebné

• a samotná realizácia auditu (zozbieranie dôkazov auditu, vyhodnotenie zistení auditu a prijatie záverov auditu) [8].

Plánovanie interných auditov – program auditov / plán auditu

Naplánovanie interných auditov systému manažérstva kvality t.j. spracovanie harmonogramu auditov je zvyčajne v kompetencií predstaviteľa systému manažérstva kvality. Tento na základe identifikovaných procesov systému manažérstva kvality, výrobných procesov a vyrábaných výrobkov spracuje program auditov zvyčajne pre príslušný kalendárny rok, ktorý zahŕňa:

• cieľ a kritéria auditu

Poznámky:

1. Bežne cieľom programu interných auditov je preveriť funkčnosť a efektívnosť systému kvality a zároveň tým naplniť jednu z požiadavkiek normy ISO 9001 ktorou je povinnosť realizovať interné audity.

2. Základnými kritériami interných auditov sú :

1. požiadavky noriem / predpisov pre systémy kvality (ISO 9001 resp. sektorové požiadavky.)
2. špecifické požiadavky konkrétnych zákazníkov resp. iných zainteresovaných strán (napr. materská spoločnosť. Orgány štátnej správy...)
3. interné predpisy

V praxi sa bežne kritéria auditu definujú v programe auditov, avšak môžu byť definované i v pláne auditu (pozri ďalej), ak je vypracovávaný

Členenie interných auditov na :

• audity SMK (auditované procesy SMK)
• audity procesov (auditované výrobné procesy príp. iné procesy)
• audity produktov (auditované výrobky)
• plánované termíny auditov
• nominovaný interný audítori

Aby mohol predstaviteľ systému manažérstva kvality nominovať na vykonávanie interných auditov kompetentných audítorov musí sa postarať o kvalifikáciu audítorov (kompetentnosť) ako i dostatok audítorov

Poznámky:

1. Pri nominácií na audity SMK a audity procesov musí byť splnená základná podmienka t.j. podmienka nezávislosti interných audítorov t.j. audítor nemôže auditovať svoju vlastnú prácu
2. V prípade audítorov procesov sa požaduje okrem nezávislosti aj aby audítor bol odborník pre daný preverovaný proces.
3. Audity produktov sú zvyčajne nezávisle realizované pracovníkmi útvaru kvality.
4. Na vykonanie konkrétneho auditu môže byť nominovaných viac audítorov, pričom v tomto prípade musí byť určený vedúci audítor.

Spracovaný program alebo harmonogram interných auditov predstaviteľ SMK zverejní pre informáciu auditovaným manažérom / útvarom / funkciám. Vzor možného programu auditov je uvedený v prílohe A.[3].

Príprava na konkrétny interný audit

Príprava na konkrétny audit je už v kompetencií nominovaného vedúceho audítora a audítorov a zahŕňa:

• rozdelenie práce v tíme, ak je na audit nominovaných viac audítorov
• preštudovanie podkladov týkajúcich sa auditu (SMK, proces / procesy, výrobky), ktoré majú byť auditované
• príprava kontrolného zoznamu na audit a príprava ostatných pracovných podkladov pre zaznamenávanie objektívnych dôkazov a zistení

Poznámka:

1.)Pre podporu realizácie interných auditov majú organizácie zvyčajne spracované svoje vlastné štandardné zoznamy otázok na audit :

• kontrolný zoznam otázok na audit procesov SMK t.j. špecifický dotazník v závislosti od mapy procesov organizácie
• kontrolný zoznam otázok na audit výrobných procesov t.j. vlastný kontrolný zoznam otázok v závislosti od výrobných procesov organizácie príp. štandardizovaný kontrolný zoznam otázok (napr. kontrolné zoznamy otázok uplatňované v automobilovom priemysle – pozri ďalej)
• kontrolný zoznam na audit výrobkov t.j. špecifické kontrolné zoznamy pre vyrábané výrobky

V tomto prípade je úlohou audítorov si štandardné kontrolné zoznamy doplniť o ďalšie špecifické otázky, oblasti alebo témy (audity SMK, audity výrobných procesov) resp. kontroly/ skúšky (audity výrobkov)

• spracovanie plánu auditu, ak je vhodné potrebné

Poznámka:1.) V menších spoločnostiach nie je zvykom spracovávať detailný plán auditu zahŕňajúci auditované útvary / funkcie a detailný časový rozvrh auditu. Vo väčších spoločnostiach je to potrebné. Vzor plánu auditu je uvedený v prílohe B [5].

Realizácia interného auditu a vyhodnotenie zistení z interného auditu

Realizácia auditu v prípade auditov SMK a auditov výrobných procesov zahŕňa:

• úvodný rozhovor

Poznámka: V menších spoločnostiach úvodný rozhovor v podstate predstavuje iba otváracie stretnutie spočívajúce v oznámení že sa bude vykonávať plánovaný interný audit a vysvetlení jeho podstaty.

• vlastný audit na mieste, kde procesy prebiehajú

Poznámka: Vlastný audit na mieste zahŕňa v podstate kladenie otázok auditovaným v zmysle pripraveného kontrolného zoznamu otázok a posudzovanie získaných informácií a predložených dokumentov a záznamov (zber / overovanie dôkazov auditu, podporné dôkazy).

• vyhodnocovanie zistení

Poznámky :

1) Zozbierané objektívne dôkazy porovnáva audítor vo vzťahu ku kritériám auditu a prijíma závery o zhode / nezhode so stanovenými kritériami auditu vrátane námetov na zlepšenie.

2) Zistené nezhody môžu byť kategorizované napr. hlavná / kritická nezhoda a vedľajšia / menšia nezhoda alebo úroveň nezhody je bodovo ohodnotená.

• príprava záverov a záverečný rozhovor

Poznámka :1) V prípade že interný audit realizuje jeden audítor príprava záverov nie je potrebná. Ak sú na audit nominovaný viacerý audítori je nutné sumarizovať zistenia a pripraviť závery auditu.

3) V menších spoločnostiach záverečný rozhovor v podstate spočíva iba v oznámení zistení (zistené zhody / nezhody a námety na zlepšenie) a záverov auditu (napr. celkové hodnotenie) [4].

Interné audity v sektore automobilového priemyslu

Základne požiadavky na systémy kvality vo všeobecnosti bez ohľadu na priemyselné odvetvie, vrátane požiadaviek na interné audity, špecifikuje norma ISO 9001. Medzinárodná norma ISO 9001 v čl. 8.2.2 definuje požiadavky na interné audity nasledovné :

• Vykonávať v plánovaných intervaloch interné audity tak, aby sa stanovilo či SMK :
  • vyhovuje plánovanému usporiadaniu (pozri čl 7.1 normy ISO 9001 t.j. Plánovanie realizácie výrobku) , požiadavkám normy ISO 9001 a požiadavkám na SMK, ktoré stanovila organizácia
  • je efektívne implementovaný a udržovaný
  • Plánovať program auditov s ohľadom na stav a dôležitosť procesov a oblastí, ktoré majú byť podrobené auditu, rovnako tiež s ohľadom na výsledky predchádzajúcich auditov
  • Jasne stanoviť kritéria auditu, predmet auditu a početnosť auditov
  • Zaistiť objektivitu a nestrannosť procesu auditu voľbou audítorov a vykonávaním auditov. Audítori nesmú vykonávať audit svojej vlastnej práce.
  • Vytvoriť dokumentovaný postup stanovujúci zodpovednosti a požiadavky na plánovanie a vykonávanie auditov, vytváranie záznamov a podávanie správ o výsledkoch auditu
  • Vytvárať a udržovať záznamy o auditoch a ich výsledkoch
  • Zaistiť aby manažment zodpovedný za auditovanú oblasť, bez zbytočných prieťahov vykonal akékoľvek nevyhnutné nápravy a nápravné opatrenia tak, aby boli odstránené zistené nezhody a ich príčiny
  • Zahrnúť medzi následné činnosti overovanie vykonaných opatrení a predkladanie správy o výsledkoch overovania (pozri čl. 8.5.2 normy ISO 9001 t.j. Nápravné opatrenia)

Záver: Norma ISO 9001 priamo požiadavku na vykonávanie interných auditov procesov neuvádza ale ani nevylučuje.

Základným východiskom pre systémy kvality v automobilovom priemysle je skutočnosť, že systémy kvality vybudované a zodpovedajúce požiadavkám medzinárodnej normy ISO 9001 nie sú pre automobilový priemysel postačujúce [3]. Vzhľadom na uvedenú skutočnosť medzinárodná automobilová skupina (IATF-International Automotive Task Force) vypracovala pre systémy kvality v automobilovom priemysle medzinárodnú technickú špecifikáciu ISO/TS 16949.Technická špecifikácia ISO/TS obsahuje doslovné znenie normy ISO 9001 a k jednotlivým všeobecne platným požiadavkám normy ISO 9001 uvádza doplňujúce požiadavky automobilového priemyslu. ISO/TS 16949 platí však iba pre organizácie, ktoré vyrábajú materiály a diely pre automobilový priemysel. Teda nevzťahuje sa na poskytovateľov služieb. Záver: ISO/TS 16 949 okrem všeobecne platných základných požiadaviek ISO 9001 obsahuje na viac i doplňujúce požiadavky automobilového priemyslu.

Medzinárodná technická špecifikácia ISO/TS 16 949 v čl. 8.2.2 definuje požiadavky na interné audity nasledovné :

Realizovať interné audity a to :

• interné audity SMK
• interné audity výrobných procesov
• a interné audity výrobkov

• AUDITY SMK - auditovať systém manažérstva kvality, aby bol overený súlad s technickou špecifikáciou ISO/TS 16949 a všetkými doplňujúcimi požiadavkami na systém manažérstva kvality (napr. špecifické požiadavky zákazníkov na SMK).
• AUDITY VÝROBNÝCH PROCESOV - podrobiť auditom každý výrobný proces, aby sa stanovila jeho efektívnosť
• AUDITY VÝROBKOV - podrobiť v stanovených intervaloch auditom výrobky vo vhodných etapách sériovej výroby a dodávania, aby sa overila zhoda so všetkými špecifikovanými požiadavkami, ako sú napríklad rozmery produktu, funkčnosť, balenie a označovanie štítkom
• PLÁNOVANIE A REALIZÁCIA AUDITOV - zaistiť, aby interné audity zahŕňali všetky procesy, činnosti a pracovné smeny týkajúce sa manažérstva kvality a časovo ich naplánovať podľa ročného plánu
• zvýšiť zodpovedajúcim spôsobom početnosť auditov, ak sa vyskytnú interné / externé nezhody alebo sťažnosti zákazníkov
• KVALIFIKÁCIA INTERNÝCH AUDÍTOROV - mať interných audítorov, ktorí sú kvalifikovaní k auditovaniu požiadaviek medzinárodnej technickej špecifikácie ISO/TS 16949

Záver: Medzinárodná technická špecifikácia ISO/TS 16 949 uvádza priamo požiadavku na vykonávanie interných auditov procesov.

Vzhľadom na zameranie bakalárskej práce sa v ďalšom texte budem už zaoberať iba realizáciou auditov výrobných procesov [6].