Zavedenie systému manažérstva kvality vo firme s hlavnými činnosťami v oblasti projektového riadenia
|
Trenčianska Univerzita Alexandra Dubčeka v Trenčíne
Fakulta Mechatroniky |
|
Zavedenie systému manažérstva kvality vo firme s hlavnými činnosťami v oblasti projektového riadenia zadanie práce Diplomová práca |
| Autor: | Bc. Evgeniya Mikheeva |
| Pedagogický vedúci: | Doc. Ing. Peter Ponický, PhD. |
| Študijný odbor: | Manažérstvo kvality produkcie |
| Akademický rok | 2009/2010
|
| 1. | Systém manažmentu kvality |
| 2. | Návrh na zavedenie systému manažérstva kvality vo firme IORC
|
Obsah
| Abstrakt
V tejto práci je rozriešená úloha vytvorenia systému manažérstva kvality v projektovom ústave IOCR ropnej spoločnosti XXX. Boli preskúmané osobitností činnosti projektových ústavov, problémy a prípadné varianty úpravy systémov manažérstva kvality v nich. Tiež boli preskúmané varianty integrácie systému riadenia kvality založeného na ISO 9001 s ISO 10006 a PMBOK. Uskutočnená analýza súčasného stavu v ústave, preskúmané existujúce procesy, spracovaná mapa procesov, matica zodpovednosti a právomocí, ako aj návrh príručky kvality. Pre vytváranie projektu zavedenia systému manažérstva kvality v IORC bol použitý softvér MS Office Project 2007, predpokladaný čas, rozsah práce, zdroje a náklady projektu. |
| Abstract
In this diploma project a problem of quality management system building in a design institute IOCR of the oil company XXX is solved. Peculiarities of design institutes activities, problems and possible variants of quality management system adaptation at these institutes are studied. Also options of integration of quality management systems based on ISO 9001 with ISO 10006 and PMBoK standards are considered. Analysis of present situation in the institute is carried out, existing processes are studied, map of processes, responsibility and authority matrix, draft of quality manual are made. By means of software MS Office Project 2007 a project of quality management system introduction to IORC are designed; terms, scope of work, necessary resources and project costs are appraised. |
Úvod
Na trhu konkurencieschopnosť organizácie projektu je definovaná pomocou štyroch ukazovateľov: kvalita produkcie a služieb, cena ich výroby a predaja, rýchlosť realizácie zmluvných záväzkov a garantované zodpovednosti, ktorá stále potvrdzuje licencie. Zrušená v januári 2007 poskytovanie licencie pre projektové a prieskumné a stavebné činnosti predpokladá pred projektové organizácie úlohu chrániť dosiahnuté svoji kapacity a reputáciu. To je požiadavka voľného a nepredvídateľného trhu, ktorý pozorne reaguje na pôsobenie globálnej sociálno-ekonomickej globalizácie, a nepretržitý informačný a technický pokrok. Taký problém má projektový ústav IORC, ktorý je súčasťou XXXX. Kvalita splnenia práce na projekte môže byť zaručená existencia SMK ústavu, ktorá je zavadzaná na základe ISO 9001:2008. Ale pred zavedením SMK na základe požiadaviek normy ISO 9001:2008, musia byť určené osobitné charakteristiky projektovej činnosti a tiež možnosti prispôsobenia ich ku požiadavkám normy, a až potom možno stavať efektívny systém. V tejto práci vykonal návrh projektu pre zavedenie SMK v projektovom ústave IORC. V teoretickej časti práce uskutočnená analýza ISO 9000, prejednávané otázky adaptácie ISO 9001:2008 pre projektovú činnosť a možnosť integrácie s normami projektového riadenia. V praktickej časti je analýza súčasného stavu v ústave, a potom sa vykonáva návrh na zavedenie SMK: vývoj procesov, stručný popis, matice zodpovednosti a právomocí, v prílohe je návrh Príručky kvalitu. Plánovanie projektu zavedenia SMK uskutočňuje sa v MS Office Project 2007, v ktorom je realizované rozdelenie úloh v rámci projektu, identifikácie zdrojov, času a nákladov na projekt.
Systém manažmentu kvality
Na organizácie je kladený čoraz väčší dôraz zo strany zákazníkov a štátnych inštitúcií zameraný na kvalitu výrobkov a služieb. Manažéri organizácií sú nútení zaoberať sa kvalitou a stabilitou svojich procesov, ich riadením a neustálym zlepšovaním, aby boli schopní uspokojovať potreby zákazníkov za primeranú cenu. Jedným zo základných manažérskych nástrojov na zabezpečenie a dosiahnutie kvality a vyššie uvedených zásad je systém manažérstva kvality (SMK) podľa normy ISO 9001. Systém manažérstva kvality sa sústreďuje na dosahovanie výsledkov týkajúcich sa cieľov kvality, uspokojujúcich potreby, očakávania a požiadavky zainteresovaných strán. Využívanie systému manažérstva kvality stimuluje organizáciu analyzovať požiadavky zákazníka, definovať procesy, ktoré prispievajú k vytvoreniu produktu prijateľného pre zákazníka a udržať tieto procesy pod kontrolou. Zavedenie a certifikácia systému manažérstva kvality ISO prináša výhody vo viacerých oblastiach: Ekonomické prínosy:
- znižovanie nákladov na (ne)kvalitu
- zníženie počtu reklamácií a sťažností zákazníkov
- možnosť účasti vo verejných súťažiach
Prínosy pre vedenie organizácie:
- zlepšenie celkového riadenia organizácie – "procesy pod kontrolou"
- presné zadefinovanie zodpovedností a právomocí
- poriadok vo firme (v organizácii)
- vybudovanie firemnej kultúry
Public relations:
- zlepšenie image podniku
- dôkaz serióznosti organizácie. [1]
Normy ISO 9000
Normy ISO 9000 a systémy z nich vychádzajúce patria k najmodernejším prístupom na zabezpečovanie kvality. Súbor noriem ISO 9000 sa na celom svete presadil a etabloval ako štandard, podľa ktorého sa zavádzajú a porovnávajú systémy riadenia kvality. Tieto systémy poskytujú mechanizmy umožňujúce manažmentu organizácie identifikovať slabé miesta podniku. Sú v nich zovšeobecnené postupy úspešných firiem, ktoré pracujú v odboroch, kde je akákoľvek chyba výrobku osudná a tým neprípustná. Jedná sa napr. o letectvo, kozmonautiku, vývoj rakiet a pod. Tieto firmy si museli vyvinúť vlastný systém riadenia kvality, aby zabránili výrobe nepodarkov a predovšetkým použitia týchto nepodarkov v praxi. Ich viacročné skúsenosti s touto problematikou sú zovšeobecnené v požiadavkách noriem ISO 9000.
V súčasnosti, v oblasti manažérstva kvality, platia tieto systémové normy:
- STN EN ISO 9000:2006 „Systémy manažérstva kvality. Základy a slovník‖ - opisuje základy systémov manažérstva kvality a špecifikuje terminológiu systémov manažérstva kvality;
- STN EN ISO 9001: 2009 „Systém manažérstva kvality. Požiadavky― - špecifikuje požiadavky na systém manažérstva kvality tam, kde organizácia potrebuje preukázať svoju schopnosť poskytovať výrobky, ktoré spĺňajú požiadavky zákazníka a použiteľných vyhlášok, a zameriava sa na zvýraznenie spokojnosti zákazníka;
- STN EN ISO 9004:2001 „Systémy manažérstva kvality. Návod na zlepšovanie výkonnosti― - poskytuje návod, ktorý berie do úvahy tak efektívnosť, ako aj účinnosť systému manažérstva kvality; cieľom tejto normy je zlepšovanie výkonnosti organizácie, spokojnosť zákazníkov a ďalších zainteresovaných strán;
- STN EN ISO 19011:2003 ―Návod na auditovanie systému manažérstva kvality a/alebo systému environmentálneho manažérstva‖ - poskytuje návod na audit systémov manažérstva kvality a environmentálneho manažérstva.[2]
Základná norma je ISO 9001, na súlad s ju požiadavkami sú certifikované systémy riadenia kvality ISO 9000. Zostávajúce dokumenty obsahujú rady a návody pre návrh a zavedenie efektívnej SMK v organizácii.
Normy STN EN ISO 9000 sú založený na 8 princípov SMK, ktoré sú blízky k ideológii (TQM) a ktoré môže vrcholový manažment využiť pri vedení organizácie smerom k zlepšenej výkonnosti:
- sústredenie na zákazníka: organizácie závisia od svojich zákazníkov, a preto majú chápať ich súčasné a budúce potreby, majú plniť požiadavky zákazníkov a majú sa snažiť prekonať očakávania zákazníkov;
- vedúca úloha: vedúci určujú jednotu účelu a smerovania organizácie; majú vytvárať a udržiavať interné prostredie, v ktorom sa ľudia plne zapájajú do plnenia zámerov organizácie;
- angažovanosť ľudí: ľudia na všetkých úrovniach sú základom organizácie a ich plná angažovanosť umožňuje využívať ich schopnosti na osoh organizácie;
- procesný prístup: žiadaný výsledok sa dosiahne účinnejšie, ak sa činnosti a súvisiace zdroje riadia ako proces;
- systémový prístup k manažérstvu: identifikácia, pochopenie a manažérstvo previazaných procesov ako systému prispieva k efektívnosti a účinnosti dosahovanie cieľov;
- trvalé zlepšovanie: trvalé zlepšovanie celkovej výkonnosti má byť stálym cieľom organizácie;
- prístup k prijímaniu rozhodnutí na základe faktov: efektívne rozhodnutia sa zakladajú na analýze údajov a informácií;
- vzájomne osožné vzťahy s dodávateľmi: organizácia a jej dodávatelia sú vzájomne nezávislí a vzájomne užitočný vzťah zvýrazňuje schopnosť obidvoch vytvárať hodnotu.[3]
Požiadavky normy STN EN ISO 9001:2009
Vo februári roku 2009 vstúpila do platnosti nová norma STN EN ISO 9001:2009 „Systém manažérstva kvality. Požiadavky―, týkajúca sa požiadaviek na systém manažérstva kvality, podľa ktorej sa udeľujú certifikáty. Táto norma, z hľadiska štruktúry, nepredstavuje radikálne, resp. veľké zmeny oproti predošlej STN EN ISO 9001:2001. Uplatňuje sa v nej naďalej procesný prístup manažérstva a zabezpečenia kvality (Obr. 1).
STN EN ISO 9001:2009 určuje požiadavky na SMK tam, kde organizácia:
- potrebuje predviesť svoju schopnosť trvalo poskytovať produkt, ktorý spĺňa požiadavky zákazníka a použiteľných požiadaviek predpisov a legislatívnych požiadaviek,
- chce zvýšiť spokojnosť zákazníka prostredníctvom efektívneho využívania systému, vrátane procesov trvalého zlepšovania systému a zabezpečovania zhody s požiadavkami zákazníka a použiteľných požiadaviek predpisov a legislatívnych požiadaviek.[4]
Norma STN EN ISO 9001: 2009 uvádza procesný prístup ako aplikáciu systému procesov v rámci organizácie spolu s identifikáciou procesov a ich interakciou, ako aj ich manažérstvo.
Procesný prístup použitý v rámci SMK zdôrazňuje dôležitosť pochopenia a splnenia požiadaviek, potreby chápať procesy v zmysle pridanej hodnoty, získavania poznatkov o výkonnosti a efektívnosti procesov a trvalého zlepšovania procesov na základe objektívnych meraní.
Na všetky procesy sa dá aplikovať Demingov model PDCA (Plan – Do – Check -Act ), ktoré znamenajú:
- plánuj - určiť ciele a procesy nevyhnutné na dodanie výsledkov v súlade s požiadavkami zákazníka a politikou organizácie,
- urob (aplikuj) – zaviesť procesy,
- overuj - monitorovanie a meranie procesov a produktov, ich porovnávanie s politikou, cieľmi a požiadavkami na produkt (výsledky by mali byť oznámené),
- konaj - realizácia činnosti pre trvalé zlepšovanie výkonnosti procesov.[4]
V oblasti riadenia dokumentov platí zásada, že ak je v norme vyjadrená požiadavka pre zdokumentovaný postup, znamená to, že sa tento postup vypracoval, zdokumentoval, zaviedol a udržiava sa. Jednotlivý dokument môže určovať požiadavky pre jeden alebo viac postupov. Požiadavka na dokumentovaný postup môže pokrývať viac ako jeden dokument. Rozsah dokumentácie SMK závisí od rozsahu aktivít, zložitosti a interakcie procesov s tým súvisiacich a kompetentnosti, resp. kvalifikačnej úrovni pracovníkov z jednotlivých úsekov. V organizácii sa môže vyskytovať tlačená a elektronická forma dokumentácie.
Nová norma je zameraná na stanovenie schopnosti splnenia právnych a regulačných požiadaviek súvisiacich s produktom. Väčší dôraz kladie na kvalitu vedenia a uchovávania záznamov (napr. plány interných auditov, správy z interných auditov) v súlade s dokumentovaným postupom „Riadenie záznamov―. S kapitolou 6 normy súvisí požiadavka na preverenie kompetentnosti jednotlivých pracovníkov. Zhoda produktu s požiadavkami môže byť priamo alebo nepriamo ovplyvňovaná pracovníkmi, ktorí vykonávajú akékoľvek úlohy spojené s SMK. Preto je každý pracovník podrobený posúdeniu jeho kompetentnosti vykonávať jemu zverenú prácu. Osobitná požiadavka je na pracovné prostredie interných a externých zamestnancov. Pracovné prostredie opisuje tie podmienky, za ktorých sa práca vykonáva vrátane fyzických, týkajúcich sa prostredia a iných faktorov, akými sú: hluk, teplota, vlhkosť, osvetlenie, počasie a pod. V novej norme sa kladie zvýšený dôraz na procesy zabezpečované externe. V prípade, že niektorý proces, ktorý má vplyv na zhodu produktu s požiadavkami, bude zabezpečený externe, takýto proces, resp. procesy, musia byť organizáciou dôsledne riadené, aby boli v súlade s politikou kvality a princípmi v oblasti manažérstva kvality organizácie.
Externe obstarávaný proces je identifikovaný ako jeden z potrebných pre SMK organizácie, ale je vykonávaný vybratou externou stranou k organizácii. V tomto prípade organizácia presne definuje požiadavky na výber externej strane. Zabezpečenie riadenia externe obstarávaných procesov nezbavuje organizáciu zodpovednosti za uspokojovanie každého zákazníka, požiadaviek predpisov a legislatívnych požiadaviek. Pri monitorovaní a meraní produktu musia byť vedené záznamy (dôkazy) o zhode s prijatými kritériami (kontrolné a skúšobné plány). V procese „Riadenie nezhodného produktu― (v prípade, že je po doručení produktu zistíme, že produkt je nevyhovujúci) musia byť podniknuté príslušné kroky ohľadne vplyvu alebo možného vplyvu tohto nevyhovujúceho produktu. Vo svojom príspevku sa zameriavame na analýzu požiadaviek základných procesov SMK v zmysle STN EN ISO 9001:2009.[5]
SMK projektových firiem
Osobitnosti projektového podnikania
Mnohí spoločností - výskumné ústavy, projekčné kancelárie, softvérové spoločnosti (vývoj softvéru), projektový ústav, marketing a PR-agentúry, atď - organizujú vlastnú aktivity na projektovom princípe. Projektový podnik - organizácie, hlavnou činnosťou ktorých je realizácia projektov, a hlavný článok sú náklady - náklady na pre zamestnancov. Produkt takejto organizácie je výsledok práce na projekte. To môže byť program, prototyp, doklady o stavebnom projekte, správa alebo článok o výsledkoch výskumu a tak ďalej. [6] V súlade s normami STN radu ISO 9000 sa pojem projekt chápe takto: Projekt je jedinečný proces, ktorý sa skladá zo súboru koordinovaných a riadených činností s dátumom začatia a dokončenia, vykonávaných na dosiahnutie cieľa zodpovedajúceho špecifickým požiadavkám, vrátane časových, nákladových a zdrojových obmedzení.[7]
Úspech každého podnikania závisí od kvality. Keď kontrolujeme kvality, my riadime zdroje, personál a samozrejme kvalitu projektov. Projektová činnosť má úzku špecifiku, a preto architektúry SMK a špecifické spôsoby implementácie ju prvkov v každej projektovej spoločnosti sa môžu výrazne líšiť a závisí od jej veľkosti, profilu, štruktúry, celej, štýlu riadenia a kultúry. Prax ukazuje, že model popisu podnikových procesov, v ktorých spoločnosť je popísaná z hľadiska funkčných činností , pre projektovú činnosť je nevyhovujúca, pretože pri rozklade týchto modelov na úrovni podskupín podnikový procesy na nižšej úrovni zahrňujú aktivity, ktorá rozdelená podľa rôznych funkčných oddelení a špecialistov, čo porušuje hlavné zásady reengineeringu - "jeden proces - jedna podskupina - jeden rozpočet - jeden vlastník procesu".
V tomto prípade je účelnejšie a pohodlné používanie prístupu, založeného na hodnotovom reťazce, ktorý zdôrazňuje významné podnikové procesy, ktoré zabezpečujú operačný cyklus projektu a vykonávajú sa postupne, a podporujúce podnikové procesy, ktoré zabezpečia fungovanie podnikového systému a sprevádzajú vytvorenie projektového výrobku po celom životnom cykle.
Business procesy v rámci projektová spoločnosti sa vykonávajú v súlade s zaužívanými normami riadenia projektov v spoločnosti. Na základe všeobecne uznávanej metodiky PMI (Project Management Institute) – PMBOK 2004 procesný model projektu zahŕňa niekoľko štandardných etáp (inicializácia, plánovanie, implementácia, monitorovanie, dokončenie), z ktorých každá predpoklade výkon určitých funkcií spojených s riadením časových a nákladových parametrov projektu, s riadeniam rizika, zmlúv, kvality, atď.
Hlavne osobitnosti business procesov projektovej spoločnosti sú štandardné štruktúru procesov realizácie projektu (fáza projektu) a štandardné obmedzenia (čas, náklady, zamestnanci).
Pre projektovú spoločnosť dôležitou podmienkou úspechu je existencia dostatočného počtu odborníkov, ktoré splňujú určitý súbor požiadaviek ku kompetencii. Avšak, úspech celého projektu závisí nielen na ich kvalifikáciu, ale aj stupeň ich záujmu, čo je dôležité v tímovej práce. SMK môže byť veľmi efektívna (vysoká pravdepodobnosť dosiahnutia všetkých očakávaných výsledkov projektu) pre konkrétny projektovej spoločnosti, ale môže mať veľa rôznych variácií od modelu ISO 9000.
Kvalita pre projektovú činnosť - je splnenie požiadaviek spotrebiteľa na podporu jeho činnosti, ktoré potvrdené na základe objektívnych údajov o skúškach, rovnako ako získanie výsledku pre daných obmedzení na termíny, rozpočet a personál. Hlavným rysom všetkých komplexných projektov je, že kvalita v každej fáze nie je v kontakte s ostatnými. Plne identifikovať všetky požiadavky na projekt na začiatku je prakticky nemožné. Vo väčšine prípadov, ciele majú kvalitatívny charakter a nie sami o sebe slúžia ako základ pre určenie objemu práce. Táto skutočnosť určuje inú charakteristiku takmer akýkoľvek projektu: veľké množstvo rizík a vysoký stupeň neistoty.
Okrem toho projektové podnikanie máje ešte nasledovné osobitnosti:
- silná závislosť úspešnosti projektov na správanie zákazníka;
- zvýšené riziko narušenia času a rozpočtu, ukončenia alebo pozastavenia projektu;
- zvýšené požiadavky na kvalitu, ktoré majú konštruktívny;
- vysoký stupeň prispôsobenia pre zákazníka;
- rýchla strata aktuálnosti ich výsledkov;
- vysoká pravdepodobnosť výskytu novej, doteraz ne vykonanej práce, pre ktorú technológie, metodiky a systémy riadenia vytvárajú sa ihneď;
- vysoké nároky na kvalifikáciu manažérov a výkonných umelcov, ich vysoká cena;
- zásadný význam pre „corporate office system―, ktorá podporuje a podnikania, a komunikácie, a vedomostnej základne.
V rámci projektového prístupu kvalita projektu môže byť definovaná veľmi stručne - dosiahnutie požadovaných výsledkov v rámci daného limitu na zdroje a čas.
Pre každý projekt v súlade s ISO 9000 je pomerne ľahké vytvoriť logický súbor opatrení na záruku kvality. Tento komplex môže byť navrhnutý ako plán na zabezpečenie kvality (Quality Assurance - QA). QA-plán, ako je pravidlom, je súčasťou plánu-harmonogramu projektu, ale môže byť vylúčení pre veľké projekty ako samostatný plán (subproject). [8]
Aplikácia STN EN ISO 9001-2009 pre projektové firmy
V procese návrhu SMK v projektovej spoločnosti niekedy je problém s chápaním ISO 9001:2000 a vytvorenie procesného modelu. Pre vytvorenie najúčinnejšej SMK by mali byť vedený nielen normy STN EN ISO 9001:2009 a normy pre riadenie projektov, napríklad ISO 10006:2003 a PMBOK. Pre opisu systému procesov spoločnosti, treba mať na pamäti, že projekt je oddelený a odlišný proces, ktorý sa skladá z viacerých koordinovaných a riadené činnosti s dátumami začiatku a konca, vykonávané na dosiahnutie cieľa zodpovedajúce špecifickým požiadavkám, vrátane obmedzení pre termíny, náklady a zdroje.
Tak v projektovej spoločnosti reťazec výrobných procesov môže byť zastúpení iba jeden proces - riadenie projektu. Tento proces môže byť popísaný všeobecným plánom postupov, ale plánovanie, poskytovanie, rozdelenie právomocí, monitoring a analýzu tohto procesu sa vykonáva individuálne pre každý konkrétny projekt.[9]
| Body STN EN ISO 9001:2009 | Komentáre k bodu |
|---|---|
| 1 Predmet normy | - |
| 1.1 Všeobecne | - |
| 1.2 Aplikácia | - |
| 2 Odkazy na normy | - |
| 3 Termíny a definície | - |
| 4 Systém manažérstva kvality | Dokumentácie SMK je doplnená o projektovú dokumentáciu, vlastne to je Štatút projektu a tak ďalej. To môže tiež vytvárať sa príručka kvality projektu.
Odporúčanie ISO / TR 10013:2001 |
| 5 Zodpovednosť manažmentu | Pri stanovovaní cieľov, plánovanie a preskúmanie manažmentom je často otázkou časove obdobie, keďže realizácia projektov je zvyčajne spojená s kalendárnym rokom a nemá žiadne výrazné sezónnosti. Všeobecné odporúčania pre túto položku - zber dát pre preskúmanie manažmentom z každého projektu, ale podľa jednej schémy. |
| 6 Manažérstvo zdrojov | Táto položka musí byť integrovaná z vybranej normy pre riadenie projektov. |
| 7 Realizácia výrobku | Táto položka musí byť integrovaná z vybranej normy pre riadenie projektov. |
| 8 Meranie, analýza a zlepšovanie | Všeobecné odporúčania pre túto položku - preskúmať a analyzovať každý projekt zvlášť, ale podľa jednotnej schéme. A potom identifikovať spoločné pre všetky projekty negatívne trendy a riešiť ich príčiny. |
ISO 9001 a PMBOK (A guide to the Project Managenemt Body Of Knowledge; ANSI/PMI 99-001-2004)
Organizácie, ktorých systém riadenia je postavený na splnenie požiadaviek normy ISO radu 9000, je schopný adekvátne používať na úrovni strategického riadenia a čiastočne pre riadenia na nižších úrovňy . To je zvyčajne dosť pre systém riadenia organizácie, ktorej výrobné procesy nie sú projekty. Pre zabezpečenie projektového riadenia sú použité normy Project Management Institute (PMI).
Project Management Body of Knowledge (PMBoK) je metodický rámec vytvorený v PMI – organizácii, ktorá sa definuje ako centrum excelencie v oblasti projektového manažmentu od r.1969. PMBoK rozoznáva zhodné procesné elementy pre akýkoľvek typ projektu. PMBoK ponúka sadu štandardov a metodík pre manažment každého typu projektu. PMBoK prezentuje praktiky projektového manažmentu v dvoch rozmeroch. Sú to PM procesy (Obr.3) a PM zručnosti (Obr.2).
Skupiny procesov:
- Začiatočné procesy
- Procesy plánovania
- Procesu implementácie
- Procesy kontroly a monitorovania
- Procesy ukončenia
Zručnosti:
- Integrovaný projektový manažment
- Manažment rozsahu prác projektu
- Manažment doby projektu
- Manažment nákladov projektu
- Manažment kvality projektu
- Manažment zdrojov projektu
- Manažment komunikácie projektu
- Manažment rizík projektu
- Manažment nákupu projektu [10]
V projektno- orientovanej organizácie, systému riadenia kvality (systém riadenia spoločnosti zamerané na dosiahnutie požadovanej úrovne kvality procesov a produktov) dosahuje najväčší účinok v spojení s Project Management System (PMS zamerané na úspešnú realizáciu projektov). Integráciou týchto systémov riadenia, ktoré sú postavené na základe PMI a ISO, je dosiahnuté nielen jasnosť a riaditeľnosť procesov spoločnosti (SMK), ale tiež zabezpečuje včasnú realizáciu projektov v súlade s rozpočtom a v plnej spokojnosti zákazníkov ako vonkajších, aj vnútorných ( PMS). Synergický efekt integrácie SMK a PMS spočíva sa v získanie projektno-orientovaného systému riadenia organizácie, ktorej predmetom je vlastné organizácie a jej procesy, projekty, a výsledkom je aktuálna kvalita akéhokoľvek konštrukčného riešenia v rámci rozpočtu.
Základná myšlienka integrácie SMK a PMS je založená na modelovanie organizáciu ako štyri procesy:
- Riadenie podniku;
- Riadenie zdrojov;
- Riadenie výroby;
- Riadenie zlepšovaniam;
Pri tom business proces riadenie výroby je hlavný cieľ PMS. Možno použiť normy PMI podľa vykonávanie vnútorných projektov organizácie, ako sú projekty, ktoré radikálne zlepšujú základné podnikové procesy, projekty pre hľadanie nových dodávateľov, investičné a inovačné projekty, projekty pre nábor personál a získavanie kapitálu, tovaru, atď.
V skutočnosti, toto rozhodnutie (Project-Oriented Enterprise Management System, POEMS) je systém procesov, dokumentov, pravidiel, model a softvéru pre riešenie strategických a taktických a operatívnych cieľov riadenia podniku. Podnik reštrukturalizuje svoje procesy v súlade s požiadavkami normy ISO 9001:2000, a určuje tieto, ktorí sú dočasný a majú najvyšší stupeň jedinečnosti precedensy, a definuje ich ako projekty. Pre riadenie týchto projektov používajú prístup uvedený v PMBOK. Procesy a projekty organizácie sú modelované a zdokumentované tak, že model riadenie projektov (PMS, PMI) je zabudovaná v modelu podnikového riadenia (SMK, ISO). Potom, na základe modelov procesov spoločnosti je možná automatizácia.
Toto riešenie sa vyznačuje tým, že vzhľadom k flexibilite integrovateľných riadiacich noriem systém nemá prakticky žiadne problémy s návrhom a implementáciou. Navyše, každý z integrovateľných systémov riadenia vyhradzuje možnosť manažmentu a zamestnanca organizácie prispôsobiť normy a/alebo používať v rámci noriem prijatých v organizácie riadiace a ďalšie technológie.
Tento systém bude sa optimalizovať a zlepšovať, odrážať meniace sa potreby organizácie, prostredníctvom mechanizmu neustáleho zlepšovania vložené do modelu ISO a na základe informácií získaných prostredníctvom mechanizmu riadenia projektu. [11]
ISO 9001 a ISO 10006 - manažérstvo kvality v projektoch
V podniku môže byť stanovená SMK na podstate dvoch noriem - ISO 9001 a ISO 10006. ISO 9001 definuje požiadavky na "organizáciu", certifikácia SMK organizácii je možná iba na súlad s ISO 9001 a ISO 10006, ISO 9004 sú odporúčania. ISO 10006 nie je návod pre riadenie projektov, zaoberá sa otázkami riadenia kvality procesov projektovania. Návod pre procesný prístup a pre procesy kvality projektovaných výrobkov sú uvedené v ISO 9004.
Pri vytváraní normy cieľom bolo zosúladiť rad noriem pre riadenie kvality ISO 9000 a existujúce odborné normy projektového riadenia. Preto objekt, ktorý je prevádzkovaný s ucielom na zlepšenie kvality, je projekt. PMBOK bol použitý ako základ pre STN EN ISO 10006-2004. Ak ne brať do úvahy rozdiel v terminológii, text normy ISO 10006 v hlavných črtách podobá norme PMBOK.
Väčšina odporúčaní ISO 10006 sú dôležité a môžu byť úspešne použitý na zlepšenie SMK všetkých (nielen projektových) organizácií. Avšak, ako je uvedené v štandarde, môže jeho použitie si vyžiadať určité prispôsobenie na konkrétny projekt.[12] V praktických situáciách môžu vznikať problémy s pochopením a následnou interpretáciou požiadaviek normy STN EN ISO 10006:2004. Za najväčší zdroj pravdepodobných nedorozumení a prípadných odmietavých postojov sa dá označiť to, že štruktúra normy STN EN ISO 10006:2004 nie je vytvorená podľa logického, resp. časového sledu prác na projekte. Stojí preto za pokus hľadať názornú spojitosť medzi požiadavkami na manažérstvo kvality v projektoch v zmysle normy a logickými postupmi zaužívanými profesionálnymi projektovými manažérmi. Projektové manažérstvo si pre praktické potreby zovšeobecnilo postupnosť prác na projektoch rôzneho zamerania, ktorá sa zvyčajne označuje ako projektová šablóna. Agregovanejší popis tohto postupu vyjadrujú etapy životného cyklu projektu. Oproti životnému cyklu všeobecne chápaného produktu, pozostávajúceho z piatich etáp, bola pre potreby projektových aktivít navyše predradená tzv. iniciačná etapa projektu.
Súvzťažnosť týchto troch pohľadov na celkový postup prác reprezentuje tabuľka 2.
| Etapy životného cyklu všeobecne chápaného produktu | Etapy životného cyklu projektu | Postup podľa projektovej šablóny |
|---|---|---|
| 0 – iniciácia | 1. iniciácia projektu | |
| 1 - definícia a koncepcia | 1 – koncepcia | 2. analýza projektu 3. syntéza projektu (plán projektu) |
| 2 - návrh a vývoj | 2 – navrhovanie | 4. tvorba dokumentácie na realizáciu projektu. 5. zmluvné zabezpečenie realizácie |
| 3 - realizácia | 3 – realizácia | 6. realizácia projektu |
| 4 - používanie | 4 – zavedenia | 7. dokončenie a kompletizácia projektu |
| 5 - likvidácia | 5 – zánik projektu | 8. vyhodnotenie priebehu celého projektu |
Prameň: Juraj Balek „Niekoľko poznámok k novej norme ISO 10006: 2003"
Princíp hľadania spojitosti medzi manažérstvom kvality v projektoch a projektovým manažérstvom je znázornený na obr. 4. Z hľadiska komplexnosti uplatnenia všetkých požiadaviek na konkrétny projekt je nanajvýš žiaduce preveriť, či boli dodržané aj ostatné náležitosti vyplývajúce z metodiky IPMA (International Project Managament Association), taktiež možno využiť poznatky americkej školy, ktorú inštitucionálne prekrýva PMI (Project Management Institut).
Konkrétnejšie vyjadrenou a tým aj presvedčivejšou formou prepojenia manažérstva kvality a projektového manažérstva sa javí priame priradenie v norme uvádzaných jedenástich procesov manažérstva kvality projektu do postupnosti životného cyklu projektu. Na tento účel bolo zvolené tabuľkové vyjadrenie (Tab. 3), čím vznikla prehľadná mapa o kvalitatívnych požiadavkách na celý priebeh projektu. Treba si však uvedomiť, že tabuľka hovorí len o existencii požiadaviek na jednotlivé etapy životného cyklu projektu. Ich konkrétnu interpretáciu treba odvodiť aplikačným spôsobom priamo z normy.
| Etapy životného cyklu projektu | ||||||
| Procesy manažérstva kvality projektu | 0. Iniciácia | 1. Koncepcia | 2. Navrhovanie | 3. Realizácia | 4. Zavedenia | 5. Zánik projektu |
| 5.2 Strategický | x | x | x | |||
| 6.1 Zdrojový | x | x | x | x | x | |
| 6.2 Personálny | x | x | x | x | x | |
| 7.2 Vzájomných súvislosti | x | x | x | |||
| 7.3 Predmetový | x | x | x | x | x | |
| 7.4 časový | x | x | x | x | x | x |
| 7.5 Nákladový | x | x | x | x | x | |
| 7.6 Komunikačný | x | x | x | x | x | |
| 7.7 Rizikový | x | x | x | x | x | |
| 7.8 Nákupný | x | x | x | x | ||
| 8.1, 8.2, 8.3 Zlepšovací | x | x | x | x | ||
Prameň: Juraj Balek „Niekoľko poznámok k novej norme ISO 10006: 2003―, Kvalita,
Sledovanie výkonnostných aspektov projektu je novým fenoménom, ktorý prináša norma ISO 10006: 2003 z titulu harmonizácie celej sústavy noriem ISO radu 9000 z r. 2000. Identifikovať to, čo sa skrýva za pojmom výkonnosť projektu, môže byť značne problematické, pretože žiadna z doterajších noriem ho neobjasňuje. Pre potreby manažérstva projektov, rovnako ako i v iných situáciách, musí preto vystačiť všeobecne uznávaná formulácia o miere dosahovania výsledkov vo väzbe na efektívnosť a účinnosť. Je zrejmé, že v prípade projektov pôjde predovšetkým o konečné vybilancovanie tzv. trojimperatívu projektu (kvalitné splnenie cieľov kladených na produkt projektu, dodržanie termínu skončenia projektu a racionálne vynaloženie nákladov na projekt). Pojem výkonnosť je pomerne často frekventovaný v normách ISO 9001: 2000 a ISO 9004: 2000.
ISO 10006 obsahuje niekoľko odporúčaní, ktoré prekračujú požiadavky normy ISO 9001 (tj ich implementácia nie je potrebné na získanie certifikátu) a do značnej miery sú inovatívne.
Požiadavky noriem ISO 9001 sú obsiahnuté v piatich častiach tejto normy, a vzťahujú sa na organizáciu procesného prístupu, zodpovednosti manažmentu, manažérstva zdrojov, procesov životného cyklu výrobku, meranie, analýzy a zlepšovanie. ISO 10006 zachováva túto osobitnosť. V ISO 10006 vyvinul podrobný procesný prístup k projektovej organizácie. V časti 4.1.3 sa vzťahuje na 11 skupín procesov. Príloha A umožňuje veľmi dobrú (kompaktnú a informatívnu) Blokovú schému procesov pri projektovanie, ktorá zdôraznila 13 skupín procesov, skladajúci sa z 37 procesov so stručným popisom. [8]
Normy sú takmer podobné ale v bodoch 7.3.4, 7.3.5, .4.4 a 7.4.5 ISO 10006 nie je o plánovaní a monitorovaní procesov a produktov, ako sa vyžaduje podľa ISO 9001, a plánovanie a riadenie každého najnižšieho identifikovaného prvku.
Preto pre budovanie SMK projektových firiem je základom ISO 9001, ale v niektorých bodoch je lepšie použiť ISO 10006, pretože sa zamiera na projektový činnosť.
Rozdiel medzi ISO 10006 a PMBOK
Vzhľadom k tomu, že ISO 10006 je založená na štandarde PMBOK, má zmysel hovoriť o rozdieloch medzi normami. ISO zdôrazňuje, že procesy v organizácii sa zvyčajne plánujú a vykonávané za kontrolovaných podmienok za cieľom zvýšiť ich hodnotu. Všetky procesy projektu sú rozdelené do 2 kategórií: procesy riadenia projektov a procesov spojených s tvorbou produktu projektu. Prítomnosť týchto skupín odlišuje ISO od PMBOK. V rovnakej dobe, v kategórii procesy sú zoskupené na základe príbuzenstva, napríklad procesy súvisiace s nákladmi. Tento zoskupenie procesov je pripomínajúce PMBOK.
Myšlienka "neustále zlepšovanie" vyšla v ISO 10006 zo štandardov kvality. V PMBOK explicitne alebo implicitne potreba zmien v projekte podmienená negatívnymi faktormi: nedostatok termínov, prekročenie rozpočtu, atď. Na rozdiel od toho "praktického" prístupu, ISO 10006 má prednosť na zlepšenie projekte, a nie na odstraňovanie odchýlok. Metóda kontinuálneho zlepšovania je konceptuálny cyklus Plan - Do - Control - Act. Tento cyklus musí byť generované nielen pre objavenie negatívnych udalostí, ale dochádza po celú dobu.[12]
Postup zavádzania systému kvality v projektovej organizácii
Systém manažérstva kvality, budovaný podľa noriem ISO radu 9000 je súbor činností riadenia organizácie zameraný na dosiahnutie spokojnosti zákazníka. Systém zahŕňa viac ako len vstupnú, medzi operačnú a výstupnú kontrolu vyhotovovaného diela alebo poskytovanej služby. Zahŕňa všetky procesy vykonávané v organizácii, ktoré majú vplyv na kvalitu výsledného produktu a ovplyvňujú spokojnosť zákazníka (pacienta), ako napríklad riadenie procesu vzdelávania pracovníkov, údržby výrobných zariadení, postupov pri pred zákazkovej príprave, nakupovaní materiálov a služieb, a mnoho ďalších. Tieto procesy rozdeľuje norma ISO 9001 do štyroch základných oblastí: zodpovednosť manažmentu, manažérstvo zdrojov, realizácia produktu a meranie, analýza a zlepšovanie systému.
Požiadavky normy sú všeobecné a budovanie systému manažérstva kvality si vyžaduje dôsledne zvážiť, ako ich v spoločnosti naplniť. Vybudovaný systém manažérstva kvality musí na jednej starne splniť požiadavky normy, avšak na druhej strane musí zohľadniť spôsob fungovania konkrétnej spoločnosti. [13] Pre projektovú organizáciu zavádzanie SMK bude odlišné od tým, že pri popise procesov organizácie základné výrobné procesy budú procesy vytvárania projektov. Pri tieto procesy by mala platiť jedna z noriem pre riadenie projektov.
Dokumentácia k systému manažérstva kvality
Štruktúra dokumentácie sa skladá z troch úrovní (Obr. 5).
1. Úroveň - Politika kvality, ciele kvality, Príručka kvality
Politika kvality je strategický dokument, ktorý stanovuje vrcholový manažment spoločnosti ako prostriedok na vedenie spoločnosti smerom k zlepšovaniu svojej činnosti so zreteľom na primeranosť. Pri určovaní politiky kvality manažment vychádza z celkovej stratégie spoločnosti a to obchodnej, technickej, výrobnej a ekonomickej. Pri tvorbe politiky kvality sa vychádza z identifikácie potrieb zákazníkov a zainteresovaných strán, z analýzy vlastnej schopnosti splniť požiadavky, z celkovej analýzy spoločnosti a možnosti zlepšovania systému manažérstva kvality. Politika kvality musí obsahovať záväzok spĺňať tieto požiadavky a trvalého zlepšovania systému manažérstva kvality. Politika kvality má poskytovať rámec pre tvorbu cieľov kvality. Dôraz sa kladie na zrozumiteľnosť a na oboznámenie všetkých pracovníkov s politikou kvality.
V súlade s politikou kvality vrcholový manažment spoločnosti musí zaistiť (stanoviť) ciele kvality. Vrcholový manažment má stanoviť také ciele, ktoré povedú k zlepšovaniu výkonnosti spoločnosti a ciele potrebné na splnenie požiadaviek na produkt. Ciele kvality majú byť konkrétne, merateľné, aby sa uľahčilo ich preskúmanie a vyhodnotenie.
Príručka kvality popisuje celkový prehľad o systéme manažérstva kvality v spoločnosti. Obsahuje rôzne odkazy na rôzne úrovne dokumentácie. Príručka kvality slúži predovšetkým na efektívne riadenie činnosti spoločnosti a poskytuje základný prehľad o riadení spoločnosti. Príručka kvality môže byť poskytovaná zákazníkom za účelom prezentovania spoločnosti a jeho riadenia, a taktiež pre poskytnutie potrebných informácií zákazníkom.
2.Úroveň - organizačné smernice
Organizačné smernice popisujú podrobne činnosti systému manažérstva kvality vykonávané v spoločnosti. Opisujú:
- Dokumentáciu SMK
- Zodpovednosť manažmentu
- Manažérstvo zdrojov
- Realizácia produktu
- Meranie, analýza a zlepšovanie
3.Úroveň - technologické postupy a bezpečnostné predpisy, interné smernice
Technologické postupy popisujú jednotlivé technológie používané spoločnosťou pri realizácií produktu (napr. technologický postup na realizáciu zemných prác, betónových konštrukcií apod.). Bezpečnostné predpisy popisujú činnosti súvisiace z prevádzkou strojov a zariadení. Interné smernice sú špecifická dokumentácia pre potreby spoločnosti (napr. účtovníctvo a pod.)[15]
