Podsystémy IMS
Obsah
Podsystémy IMS
Medzi podsystémy integrovaného manažérskeho systému zaraďujeme systém manažérstva kvality, ochranu životného prostredia, bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci a bezpečnosť informácií.
Systém manažérstva kvality
Systém manažérstva kvality je súčasťou IMS. Jeho zavádzanie je dlhodobý proces, ktorý by mal viesť k zlepšovaniu spokojnosti zákazníkov a zainteresovaných strán, znižovaniu nákladov, efektivite, zvyšovaniu produktivity, obmedzeniu rizík, určeniu zodpovednosti a zvyšovaniu celkovej kvality produktov.
Systém manažérstva kvality (nenormované tvary: systém manažmentu kvality, staršie systém riadenia kvality, systém riadenia akosti, skr. SMK) je systém manažérstva na usmerňovanie a riadenie organizácie s ohľadom na kvalitu.
Požiadavky na systémy manažérstva kvality sa rozoberajú v norme STN EN ISO 9001: 2000 a STN EN ISO 9004: 2000. Okrem toho existujú niektoré špeciálne normy a predpisy pre určité oblasti, napr. pre medicínu alebo armádu.
Rozhodnutie a motivácia pre zavedenie systému manažérstva kvality
Rozhodnutie pre zavedenie systému kvality v podniku a výber vhodného modelu je dôležité strategické rozhodnutie, ktoré musí spraviť vedenie firmy. Výsledok rozhodnutia sa bude odvíjať od toho, ako si vedenie zodpovie kľúčové otázky pred jeho prijatím ako napr.:
- vieme konkrétne vymenovať dôvody pre zavedenie systému kvality ?
- koľko zdrojov sme ochotní (môžeme si dovoliť) vyčleniť na zavedenie systému a potom na jeho chod a udržiavanie?
- máme vlastné know-how, alebo budeme musieť angažovať externú konzultačnú spoločnosť ?
- ktoré zákaznícke požiadavky musíme v definovaní vlastného pojmu kvality zohľadniť ?
- ktoré interné požiadavky a očakávania musia byť zohľadnené ?
- aké výrobky ponúkame a ako rýchlo chceme byť schopní pružne reagovať na zmeny špecifikácií ?
- aké sú plány na ďalší rozvoj podniku? chceme rásť? ak áno, ako rýchlo a akým smerom ? atď…
Prínosy z implementácie SMK
Účinný, efektívny a kvalitne implementovaný systém manažérstva kvality podľa normy ISO 9001:2008 organizácii garantuje:
- maximálnu spokojnosť a lojalitu zákazníkov
- minimalizovať výdaje s tým spojené
- podporovať činnosť neustáleho zlepšovania
Účinný, efektívny a kvalitne implementovaný systém manažérstva kvality
podľa normy ISO 9001:2008 organizácii prinesie:
- zvýšenie spokojnosti zákazníkov
- zvýšiť kvalitu produktov ( výrobkov a služieb)
- posilniť dôveru a vzťahy medzi organizáciou a zákazníkmi
- zvýšenie prestíže firmy, zlepšenie postavenia na trhu, zvýšenie dôveryhodnosti
- skvalitnenie jej fungovania (zvýšenie efektivity činnosti)
- sprehľadnenie činností, zavedenie poriadku v organizácii, zníženie výskytu nepodarkov a nezhôd
- vytvorenie základov pre neustále zlepšovanie QMS v organizácii
- zlepšenie funkčnosti a produktivity organizácie
- otvorenie nových príležitostí a udržovanie podielu na trhu [6]
Princípy SMK
- Orientácia na zákazníka
- Vodcovstvo
- Zapojenie ľudí
- Procesný princíp
- Systémový prístup k manažérstvu
- Neustále zlepšovanie
- Orientácia na fakty pri rozhodovaní
- Vzájomná prospešnosť vzťahov s dodávateľmi
Orientácia na zákazníka
Budúcnosť každej organizácie je bytostne závislá na chovaní jednotlivých skupín zákazníkov a maximalizácie miery spokojnosti a loajality zákazníkov. Pre dosiahnutie maximálnej spokojnosti a loajality zákazníkov je potrebné:
- systematické preskúmavanie požiadaviek zákazníkov
- rýchle a efektívne uspokojovanie týchto požiadaviek
- previazanosť cieľov kvality s potrebami a očakávaním zákazníkov
- systematické meranie spokojnosti a loajality zákazníkov
- rozvoj a riadenie vzťahov so zákazníkmi
- rozvoj vzťahov i s ďalšími zainteresovanými stranami ( verejná správa, úrady a pod.)
Vodcovstvo
Manažéri organizácií musia viesť a vytvoriť také prostredie pre svojich pracovníkov, aby všetky skupiny zamestnancov podávali v práci maximálne výkony v záujme naplňovania vytýčených cieľov. Realizácia tohto princípu vyžaduje:
- deklarovanie vízie, politiky, cieľov organizácie v súlade s požiadavkami zákazníkov a zainteresovaných strán
- vytváraním pracovného prostredia vzájomnej dôvery medzi zamestnancami a manažmentom
- poskytovaním príležitostí zamestnancom k vlastnej aktívnej a tvorivej práci, vrátane určenia zodpovednosti a právomoci
- motiváciou svojich zamestnancov k tímovej práci a k zlepšovaniu
Zapojenie ľudí
Ľudské zdroje sú najvýznamnejšie pre činnosť organizácie. Pre zapojenie ľudí musí vedenie organizácie:
- vysvetľovať dôležitosť všetkých činností svojich zamestnancov pre dosahovanie výsledkov organizácie
- viesť zamestnancov k otvorenej diskusií o ich nedostatkov a hľadať riešenia
- trvale vzdelávať zamestnancov na všetkých úrovniach
- odmeňovať zamestnancov za pracovné výkony
- motivovať zamestnancov k lepším výkonom [2]
Procesný princíp
Procesný prístup v organizácií zahŕňa :
- definovanie procesov pre dosiahnutie požadovaných výsledkov,
- identifikácia a meranie vstupov a výstupov z procesov za súčastného identifikovania externých a interných dodávateľov a zákazníkov,
- vyhodnotenie možných rizík, súvislosti a vplyvov procesov na zákazníkov a všetky ostatné zúčastnené strany,
- stanovenie jasných zodpovedností a právomoci pre riadenie procesov,
- identifikovanie interných a externých zákazníkov, dodávateľov a ostatných účastníkov procesov
Systémový prístup k manažérstvu
Identifikovanie, porozumenie a riadenie systému vzájomne súvisiacich procesov zameraných na daný ciel prispieva k efektívnosti a účinnosti organizácie pri dosahovaní jej cieľov. Systémový prístup k manažérstvu v organizácií vyžaduje činnosti ako pochopenie vzájomných väzieb medzi procesmi v rámci systému ďalej vytvorenie krízového manažmentu vo firme s ohľadom na procesy a neustále zlepšovanie systému prostredníctvom merania a vyhodnocovania [14]
Neustále zlepšovanie
Neustále zlepšovanie výkonnosti by malo byť chápané ako základný cieľ akejkoľvek organizácie. Pre zabezpečenie tohoto princípu je potrebné:
- bolo sústavne rozvíjané prostredie k tvorivej práci zamestnancov
- bola výsledkom preskúmania vedením, rozhodnutia o smeroch zlepšovania a nie len o nápravných opatreniach
- bolo internými aj externými auditmi a všetkými riadiacimi pracovníkmi identifikované príležitosti k zlepšovaniu
- boli uvoľňované potrebné zdroje pre kontinuálne zlepšovanie a hodnotená ich efektívnosť
- bola pre zlepšovanie obecne prijatá metodológia
Orientácia na fakty pri rozhodovaní
Objektívne rozhodovanie je možné iba na základe využitia vhodne analyzovaných dát a informácií. Pre úspešné zvládnutie princípu je potrebné:
- zber dostatočne presných a spoľahlivých dát z jednotlivých procesov v organizácií
- využitie vhodných štatistických metód zberu a analýzy
- výcvik ľudí k využitiu štatistických metód
- ochota manažérov analyzované dáta využívať pri rozhodovaní
- pokiaľ možno sprístupnenie výsledkov analýzy dát zamestnancom
Vzájomná prospešnosť vzťahov s dodávateľmi
Každá organizácia je previazaná so svojimi dodávateľmi, preto je potrebné, aby medzi nimi bolo dosiahnuté obojstranné vyvážených a prospešných vzťahov. Kľúčovými aktivitami pre naplnenie tohoto princípu je:
- výber kľúčových, resp. strategicky významných dodávateľov
- pravidelné hodnotenie dodávateľov
- poskytovanie rôznych druhov pomoci
- efektívna komunikácia a obojstranná dôvera
- motivácia dodávateľov k zlepšovaniu a pod.[2]
Systém environmentálneho manažérstva
Systém environmentálneho manažérstva ako súčasť IMS je účinný prístup organizácie k ochrane a tvorbe životného prostredia.
Je to systém navrhnutý a zavedený organizáciou pre riadenie jej významných environmentálnych aspektov a pre dosiahnutie zhody s právnymi požiadavkami. Umožňuje organizácii dosiahnutie a systematické riadenie úrovne environmentálneho správania, ktoré si sama stanovuje. Čiže je to všeobecne použiteľná zásada manažmentu organizácie, ktorá spája prístupy k ochrane životného prostredia s celkovým riadením organizácie s cieľom dosiahnutia environmentálnych a podnikateľských cieľov.
EMS sú použiteľné pre celé spektrum organizácii, od výrobných v priemyselnej sfére, v pôdohospodárstve, v službách, v zdravotníctve a obchode, regióne so zreteľom na miestne potreby ako aj podmienky.
V nasledujúcom období sa očakáva stúpajúci záujem spotrebiteľov, verejnosti, podnikateľskej sféry a orgánov štátnej správy o plnenie požiadaviek ochrany a tvorby životného prostredia organizácií práve prostredníctvom preukázateľnosti systematického prístupu formou aplikácie štandardov, ktoré pre túto oblasť boli v medzinárodnom a európskom merítku vytvorené. Tento trend možno prirovnať k vývoju záujmu o systémy zabezpečovania kvality a manažérstva kvality, ktorých zavedenie a certifikácia je jedným z najdôležitejších indikátorov preukázovania schopnosti splniť požiadavky zákazníka a ktoré spolu so systémami environmentálneho manažérstva už dnes tvoria subsystémy v integrovanom spôsobe riadenia.
Práve EMS je tým nástrojom, ktorým cez všetky produktívne sektory je možné riešiť problémové otázky životného prostredia s cieľom zabezpečovania prijatých opatrení v rámci trvaloudržateľného rozvoja. Výsledkom úspešného zavedenia a neustáleho zlepšovania EMS má byť pre organizáciu a pre spoločnosť zabezpečenie jej trvalého ekonomického rastu a prosperity a zmena jej správania v zodpovednosti za stav životného prostredia .
Hlavné kroky pri budovaní EMS
Počiatočné preskúmanie, zhodnotenie environmentálnych aspektov a ich vplyvov na životné prostredie, identifikácia a stanovenie významných environmentálnych vplyvov
Do úvahy je treba vziať tieto požiadavky:
- emisie do vzduchu,
- znečisťovanie vody,
- pevné a iné odpady,
- kontaminácia pôdy,
- využitie zdrojov, hluk,
- prach,
- vibrácie,
- vizuálny dojem,
- vplyv na časti ekosystémov.
Pri environmentálnych vplyvoch treba posúdiť okrem činností v normálnom stave aj abnormálnu činnosť / skúšobný, nábehový stav výroby /, nehody, núdzové stavy a minulé činnosti- záťaže.
Nedostatočné zhodnotenie environmentálnych vplyvov nastáva vtedy, ak sa nedôsledne posúdia práve nepriame činnosti spojené s organizáciou, t.j. dodávatelia surovín, polotovarov, energií alebo užívatelia výrobku a zneškodnenie výrobku.
Realizácia budovania EMS
- stanovenie štruktúry zodpovedností a právomocí
- príprava a realizácia postupov tréningu pracovníkov s cieľom vybudovania odborného potenciálu v oblasti ľudských zdrojov a získania žiadúceho environmentálneho uvedomenia na všetkých úrovniach riadiacej a výkonnej sféry
- príprava a realizácia postupov pre internú a externú komunikáciu, riadenia výrobných procesov vo väzbe na environmentálne požiadavky, havarijných plánov a preventívnych opatrení.
Kontrola a monitoring
- monitoring a sledovanie merateľných a kvantifikovateľných indikátorov
- kontrola funkčnosti systému formou interných auditov
- identifikácia nezhôd
- stanovenie nápravných opatrení, realizácia a previerka ich účinnosti
- riadenie záznamov o všetkých činnostiach.
Vyhodnotenie
- zhodnotenie účinnosti systému manažérstva na základe výsledkov kontroly a monitoringu
- preskúmanie manažmentom
- stanovenie ďalších krokov k udržiavaniu a trvalému zlepšovaniu EMS.
Celý systém environmentálneho manažérstva musí byť zdokumentovaný v zmysle požiadaviek normy EN ISO 14 001. [4]
Systém manažérstva bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci
Zvyšovanie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci má dôležitý hospodársky význam, pretože riešenie otázok súvisiacich s bezpečnosťou a ochranou zdravia, s vytváraním priaznivých pracovných podmienok a pracovných vzťahov prináša optimalizáciu pracovného procesu a pozitívny ekonomický efekt. Prináša zníženie strát, vyššiu produktivitu, efektívnosť a kvalitu práce – znamená lepšiu prosperitu podniku a tým aj celej spoločnosti.
Starostlivosť o bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci má aj dôležitý humánny aspekt, ktorý prezentuje kultúrnu a spoločenskú úroveň podniku a štátu. Politickým a hospodárskym vývojom, vývojom pracovných vzťahov a pracovných podmienok sa mení vo svete aj prístup k presadzovaniu bezpečnosti a ochrany zdravia při práci. Nová politika BOZP vychádza z poznania, že pracovné úrazy, choroby z povolania a nevhodné pracovné podmienky sú v podstatnej miere dôsledkom nesprávnej organizácie práce.
Na zabezpečenie trvalej prosperity podniku je dôležité, aby bol zavedený riadiaci mechanizmus, ktorý zabezpečí správne fungovanie podnikateľského subjektu. Všeobecne platí zásada, že len 15 % problémov je vhodné ponechať na riešenie zamestnancom a 85 % by malo byť zabezpečených systémom riadenia. Tak ako v ostatných oblastiach riadenia podniku, aj v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci je potrebné zaviesť účinný systém riadenia.
Pre systém riadenia bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (BOZP) boli vo svete spracované viaceré normy a príručky.
Väčšina z nich vychádza zo všeobecného modelu riadenia Dr. Edwardsa Deminga a princípu neustáleho zlepšovania. Určitým vzorom boli aj normalizované systémy riadenia kvality rady ISO 9000 a riadenia environmentu podľa radu ISO 14 000. V našich podmienkach sa pre systém riadenia BOZP rozšírila koncom 90-tych rokov najmä britská norma BS 8800 a štandard asociácie certifikačných inštitúcií OHSAS 18 000.
Snaha o vytvorenie jednotného modelu systému riadenia BOZP v rámci Medzinárodnej normalizačnej organizácie (ISO) stroskotala a integračné aktivity prebrala Medzinárodná organizácia práce (MOP). Výsledkom je medzinárodná Smernica MOP pre systém riadenia BOZP, ktorá bola vydaná v máji 2001. Smernica vychádza z podobných princípov, ako iné známe systémy, je založená na podobných krokoch a prvkoch, zdôrazňuje však viac účasť zamestnancov na riadení BOZP a presadzuje dobrovoľný prístup pri zavádzaní systému riadenia BOZP.
Podobne ako u všeobecného modelu riadenia, aj v systému riadenia BOZP je východiskovým bodom – formulovanie stratégie podnikovej politiky BOZP. Ďalšími krokmi sú:
- plánovanie
- organizačné zabezpečenie
- kontrola a hodnotenie
- opatrenia na zlepšenie
Posledný krok cyklu je podkladom na formulovanie nových cieľov podnikovej
politiky BOZP na kvalitatívne vyššej úrovni a absolvovanie ďalšieho cyklu. V tom je
princíp neustáleho zlepšovania. [13]
SÚTN vydal k 1. 10. 2009 v slovenskom jazyku OHSAS 18002: 2008 a OHSAS 18001: 2007 ako nové opravené vydanie.
Vydané normy úzko súvisia a obsahujú požiadavky systému manažérstva bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci a môžu sa používať na certifikáciu/registráciu, a medzi pokynmi na vlastné vyhlásenie o systéme manažérstva BOZP a na necertifikovateľnú základnú pomoc pri vytváraní, zavádzaní alebo zlepšovaní systému manažérstva bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci. Manažérstvo bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci zahŕňa celý rad prvkov vrátane takých, ktoré majú strategické a konkurenčné dôsledky. Preukázanie úspešného začleňovania normy OHSAS môže organizácia využiť na to, aby presvedčila zainteresované strany, že má primeraný systém manažérstva bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci.
Normy OHSAS sú kompatibilné s medzinárodnými normami na systémy manažérstva, t. j. s normami ISO 9001: 2000 (o kvalite) a ISO 14001: 2004 (o životnom prostredí) s cieľom uľahčiť integrácie systémov manažérstva kvality, životného prostredia, bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci v organizáciách, ktoré majú o to záujem. Úlohou noriem OHSAS nie je obsiahnuť všetky nevyhnutné ustanovenia zmlúv. Používatelia sú zodpovední za správne používanie. [5]
V nasledujúcej kapitole si podrobnejšie rozoberieme ďalší podsystém a to konkrétne bezpečnosť informácií.
