Monitorovanie, mapovanie a analýza procesov
Obsah
MONITOROVANIE, MAPOVANIE A ANALÝZA PROCESOV
„Namerané údaje sú dôležité pre prijímanie rozhodnutí na základe faktov. Vrcholový manažment má zaistiť efektívne a účinné meranie, zber a validáciu údajov s cieľom zaistiť výkonnosť organizácie a spokojnosť zainteresovaných strán. Táto činnosť zahŕňa preskúmanie platnosti a účelu meraní, ako aj zamýšľaného využitia údajov s cieľom pridať organizácii hodnotu. Príklady meraní výkonnosti procesov organizácie zahŕňajú:
- Meranie a vyhodnocovanie jej produktov,
- Spôsobilosť procesov,
- Dosiahnutie cieľov projektu,
- Spokojnosť zákazníka a ďalších zainteresovaných strán
Organizácia má trvalo monitorovať svoje činnosti zamerané na zlepšovanie a zaznamenávať ich zavedenie, pretože sa takto dajú získať údaje pre ďalšie zlepšovanie. Výsledky analýzy údajov zo zlepšovateľských činností majú byť jedným zo vstupov do preskúmania manažmentom, aby sa získali informácie na zlepšenie výkonnosti organizácie [13].“
„V analýze sa definujú procesy, ktoré sú nutné na to, aby podnik plnil svoje ciele a plánované výstupy. Najskôr sa definujú nosné procesy, ich obsah, vstupy a výstupy. Ďalej sa popíšu podporné procesy. V ďalšej časti analýzy sa definujú ohraničenia a zdroje procesov, k procesom sa priradia náklady a pridané hodnoty, resp. krycie príspevky.
Výsledkom analýzy procesov je procesná mapa, s pomocou ktorej je možné modelovať rôzne alternatívy novej organizačnej štruktúry, ktorá by mala kopírovať procesy v podniku. Cieľom analýzy a reinžinieringu procesov je maximálne prispôsobiť podnikové procesy požiadavkám zákazníka, vylúčiť z podnikových procesov všetko zbytočné a maximalizovať pridanú hodnotu v podnikových procesoch.
Proces definuje interný alebo externý zákazník svojimi požiadavkami na výstup z hľadiska sortimentu, množstva, času, kvality a nákladov. Pri procesnom reinžinieringu ide o to, aby boli procesy maximálne jednoduché, úsporné, a aby objednávka zákazníka prebehla cez podnikové procesy čo najrýchlejšie. Čím dlhšie sa objednávka alebo materiál zdržia v podniku, tým viac podnikovej réžie sa na ne prilepí.
Analýza procesov sa používa pri príprave podniku na zmenu z funkčnej na procesnú organizáciu a zasahuje obyčajne do dvoch typov procesov:
- Výrobné procesy, v ktorých prevládajú materiálové toky
- Administratívne a rozhodovacie procesy, kde dominujú informačné toky
Analýzy procesov sú aktuálne najmä v nasledovných prípadoch:
- Podnik má problémy so svojou výkonnosťou – potrebuje odľahčiť, zoštíhliť procesy
- Podnik má ťažkopádnu organizačnú štruktúru, neplní termíny a je nepružný
- Podnik má existenčné problémy a potrebuje radikálnu reštrukturalizáciu
- Podnik mení svoju stratégiu a potrebuje k nej prispôsobiť svoje procesy [10].“
Procesné mapy, mapovanie a monitorovanie procesov
„Organizácia musí plánovať a zaviesť monitorovacie, meracie, analytické a zlepšovacie procesy potrebné na:
- prezentovanie zhody produktu;
- zaistenie zhody systému manažérstva kvality;
- trvalé zlepšovanie efektívnosti systému
- manažérstva kvality.
Tieto procesy musia zahŕňať určenie použiteľných metód vrátane štatistických techník a rozsahu ich používania [13].“
„Pre súčasné podniky sú z hľadiska organizácie typické organizačné schémy, pre procesne riadenú organizáciu sú to procesné mapy, ktoré podávajú obraz podnikového pracovného toku. Procesná mapa znázorňuje hlavé podnikové procesy. Každý z týchto procesov pretvára vstupy na výstupy.
Mapa podnikových procesov má niekoľko zvláštností. V porovnaní s organizačnou schémou je to predovšetkým jednoduchosť, lebo sa v nej uvádza napríklad len šesť hlavných procesov: tvorba stratégie, vývoj výrobku, konštrukčná modifikácia podľa požiadaviek zákazníka, rozvoj výrobných možností, komunikácia so zákazníkmi a plnenie objednávky. Skúsenosti ukazujú, že len máloktorý podnik má viac ako desať hlavných procesov. Druhou dôležitou črtou, charakteristikou procesnej mapy je skutočnosť, že v sebe zahŕňa zákazníka. V tejto mape je zákazník vždy umiestnený v samotnom strede. Organizačná schéma vôbec nemá zákazníka v grafickom vyjadrení. Ďalším dôležitým znakom procesnej mapy je, že zahrňuje i potenciálnych zákazníkov, ktorí vystupujú pod označením trh a poskytujú významný vstup pre proces tvorby stratégie. Štvrtým znakom procesnej mapy je skutočnosť, že i zákazníci majú vlastné procesy. Zákazník je chápaný z hľadiska troch procesov, s ktorými je podnik v interakcii: formulácia koncepcie , vývoj výrobku a výroba.
Procesná mapa nezachytáva všetky podnikové procesy, ale ukazuje len procesy najvyššej úrovne. Každý z nich sa môže ďalej rozložiť do rôznych čiastkových procesov. Mapy hlavných i čiastkových procesov poskytujú jednoduchý, ale vysoko účinný pohľad na pracovné toky v podniku. Konkrétna ukážka mapy podnikových procesov je znázornená na obrázku Obr. 5 [5].“
„Mapa procesov je nástroj prostredníctvom ktorého organizácia popíše svoje podnikové procesy v hierarchii: manažérske procesy, hlavné procesy, pomocné procesy. Pri zostavení mapy procesov – najmä hlavných, si treba osvojiť zásadu: Nestačí vykonávať procesy správnymi postupmi. Samotné procesy musia mať svoje opodstatnenie. Býva veľmi ťažké, vyradiť procesy neprinášajúce hodnotu. Nemenej ťažké je zistiť, že niektoré procesy chýbajú a treba ich zaradiť do reťazca procesov, ktorý musí byť narovnaný, kapacitne, časovo vybilancovaný a technologicky rovnako úrovňový.
Keďže proces je súbor vzájomne súvisiacich alebo vzájomne sa ovplyvňujúcich činností, ktoré transformujú vstupy na výstupy, v podniku nesmie existovať žiadny proces, za ktorý nie je nikto zodpovedný. Každý proces musí mať:
- vstupy a dodávateľa vstupov,
- vlastníka, operátora transformácie,
- výstupy a odberateľa výstupov,
- merateľné výstupné parametre pre hodnotenie výkonnosti procesu,
- cieľové hodnoty výstupných parametrov,
- riadiace parametre na zabezpečenie požadovaných výstupných parametrov [12].“
Optimalizácia procesov [1]
Optimalizácia procesov sa vzťahuje k cieľovému návrhu procesov s ohľadom na odstránenie analýzou zistených nedostatkov.
Návrh cieľového stavu procesov sa vzťahuje k definovaniu optimalizovanej štruktúry procesov, definovania produktov procesov, vytvorenie podrobného popisu optimalizovaných procesov (činnosti, úlohy v procesoch, vstupy a výstupy činností, podpora aplikácií, požadované znalosti, dokumentácia atď.) a definovanie merateľných cieľov procesov a spôsobov ich meraní, vrátane ukazovateľov a parametrov.
Základné optimalizácie procesov sa uskutočňujú v rámci analýzy procesu a jeho vnútornej logiky. V rámci optimalizácie procesov organizácie si môžeme definovať varianty cieľových procesov. V návrhu optimalizovaného procesu sa na základni touto analýzou zistených nedostatkov spravidla uvádzajú nasledujúce opatrenia:
- odstránenie činností, ktoré nie sú nevyhnutné pre vytvorenie výsledkov procesov,
- úprava kompetencii vlastníka procesu alebo organizačných prvkov,
- potrebnosť všetkých stanovených vstupov alebo sú potrebné iné vstupy, ktoré chýbajú,
- úprava alebo zrušenie existujúcich alebo nutnosť vydania nových interných normatívnych aktov,
- zmena v používaných alebo zavedenie nových komunikačných a informačných systémov,
- zmena v príprave a vybavení personálu.
Návrh optimalizovaných (cieľových) procesov sa vyznačujú jednoznačne stanovenou zodpovednosťou a jednoznačne definovanými vstupmi a výstupmi. Umožňujú zavádzanie štandardov a odstraňujú zbytočné činnosti vzťahujúce sa predovšetkým ku schvaľovaniu. Ďalej potom majú stanovené štandardné informačné vstupy a výstupy. Umožňujú meranie výkonnosti procesov a jednotlivých pracovníkov a eliminujú všetko, čo nepridáva hodnotu a nie je nevyhnutné.
Meranie výkonnosti procesov
Pod pojmom meranie výkonnosti procesov chápeme aktivity, ktoré majú poskytovať objektívne a presné informácie o priebehu jednotlivých procesoch tak, aby tieto procesy mohli byť ich vlastníkmi priebežne riadené za účelom všetkých požiadaviek, ktoré sú na procesy kladené.
Zákazníkom pre tieto merania sú teda výhradne vlastníci procesov, u ktorých sú realizované. Vlastníci procesov síce nemusia priamo výkonnosť merať, je však ich základnou právomocou poznať výsledky merania výkonnosti a využiť ich k rozhodovaniu. Bez spracovaných dát o výsledkoch merania výkonnosti procesov totiž objektívne riadenie procesov nie je možné [7]!
