Podsystémy IMS

Obsah práce

1.	Integrovaný manažérsky systém
2.	Podsystémy IMS
3.	Systém manažérstva informačnej bezpečnosti
4.	Podnikový informačný systém
5.	Bezpečnosť informácií a IMS vo firme SLOVECA, Sasol Slovakia, spol. s.r.o.

Podsystémy IMS

Medzi podsystémy integrovaného manažérskeho systému zaraďujeme systém manažérstva kvality, ochranu životného prostredia, bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci a bezpečnosť informácií.

Systém manažérstva kvality

Systém manažérstva kvality je súčasťou IMS. Jeho zavádzanie je dlhodobý proces, ktorý by mal viesť k zlepšovaniu spokojnosti zákazníkov a zainteresovaných strán, znižovaniu nákladov, efektivite, zvyšovaniu produktivity, obmedzeniu rizík, určeniu zodpovednosti a zvyšovaniu celkovej kvality produktov.

Systém manažérstva kvality (nenormované tvary: systém manažmentu kvality, staršie systém riadenia kvality, systém riadenia akosti, skr. SMK) je systém manažérstva na usmerňovanie a riadenie organizácie s ohľadom na kvalitu.

Požiadavky na systémy manažérstva kvality sa rozoberajú v norme STN EN ISO 9001: 2000 a STN EN ISO 9004: 2000. Okrem toho existujú niektoré špeciálne normy a predpisy pre určité oblasti, napr. pre medicínu alebo armádu.

Rozhodnutie a motivácia pre zavedenie systému manažérstva kvality

Rozhodnutie pre zavedenie systému kvality v podniku a výber vhodného modelu je dôležité strategické rozhodnutie, ktoré musí spraviť vedenie firmy. Výsledok rozhodnutia sa bude odvíjať od toho, ako si vedenie zodpovie kľúčové otázky pred jeho prijatím ako napr.:

• vieme konkrétne vymenovať dôvody pre zavedenie systému kvality ?

• koľko zdrojov sme ochotní (môžeme si dovoliť) vyčleniť na zavedenie systému a potom na jeho chod a udržiavanie?

• máme vlastné know-how, alebo budeme musieť angažovať externú konzultačnú spoločnosť ?

• ktoré zákaznícke požiadavky musíme v definovaní vlastného pojmu kvality zohľadniť ?

• ktoré interné požiadavky a očakávania musia byť zohľadnené ?

• aké výrobky ponúkame a ako rýchlo chceme byť schopní pružne reagovať na zmeny špecifikácií ?

• aké sú plány na ďalší rozvoj podniku? chceme rásť? ak áno, ako rýchlo a akým smerom ? atď…

Prínosy z implementácie SMK

Účinný, efektívny a kvalitne implementovaný systém manažérstva kvality podľa normy ISO 9001:2008 organizácii garantuje:

- maximálnu spokojnosť a lojalitu zákazníkov

- minimalizovať výdaje s tým spojené

- podporovať činnosť neustáleho zlepšovania

Účinný, efektívny a kvalitne implementovaný systém manažérstva kvality podľa normy ISO 9001:2008 organizácii prinesie:

- zvýšenie spokojnosti zákazníkov

- zvýšiť kvalitu produktov ( výrobkov a služieb)

- posilniť dôveru a vzťahy medzi organizáciou a zákazníkmi

- zvýšenie prestíže firmy, zlepšenie postavenia na trhu, zvýšenie dôveryhodnosti - skvalitnenie jej fungovania (zvýšenie efektivity činnosti)

- sprehľadnenie činností, zavedenie poriadku v organizácii, zníženie výskytu nepodarkov a nezhôd

- vytvorenie základov pre neustále zlepšovanie QMS v organizácii

- zlepšenie funkčnosti a produktivity organizácie

- otvorenie nových príležitostí a udržovanie podielu na trhu [6]

Princípy SMK

-Orientácia na zákazníka

-Vodcovstvo

-Zapojenie ľudí

-Procesný princíp

-Systémový prístup k manažérstvu

-Neustále zlepšovanie

-Orientácia na fakty pri rozhodovaní

-Vzájomná prospešnosť vzťahov s dodávateľmi

Orientácia na zákazníka

Budúcnosť každej organizácie je bytostne závislá na chovaní jednotlivých skupín zákazníkov a maximalizácie miery spokojnosti a loajality zákazníkov. Pre dosiahnutie maximálnej spokojnosti a loajality zákazníkov je potrebné:

• systematické preskúmavanie požiadaviek zákazníkov

• rýchle a efektívne uspokojovanie týchto požiadaviek

• previazanosť cieľov kvality s potrebami a očakávaním zákazníkov

• systematické meranie spokojnosti a loajality zákazníkov

• rozvoj a riadenie vzťahov so zákazníkmi

• rozvoj vzťahov i s ďalšími zainteresovanými stranami ( verejná správa, úrady a pod.)

Vodcovstvo

Manažéri organizácií musia viesť a vytvoriť také prostredie pre svojich pracovníkov, aby všetky skupiny zamestnancov podávali v práci maximálne výkony v záujme naplňovania vytýčených cieľov. Realizácia tohto princípu vyžaduje:

• deklarovanie vízie, politiky, cieľov organizácie v súlade s požiadavkami zákazníkov a zainteresovaných strán

• vytváraním pracovného prostredia vzájomnej dôvery medzi zamestnancami a manažmentom

• poskytovaním príležitostí zamestnancom k vlastnej aktívnej a tvorivej práci, vrátane určenia zodpovednosti a právomoci

• motiváciou svojich zamestnancov k tímovej práci a k zlepšovaniu

Zapojenie ľudí

Ľudské zdroje sú najvýznamnejšie pre činnosť organizácie. Pre zapojenie ľudí musí vedenie organizácie:

• vysvetľovať dôležitosť všetkých činností svojich zamestnancov pre dosahovanie výsledkov organizácie

• viesť zamestnancov k otvorenej diskusií o ich nedostatkov a hľadať riešenia

• trvale vzdelávať zamestnancov na všetkých úrovniach

• odmeňovať zamestnancov za pracovné výkony

• motivovať zamestnancov k lepším výkonom [2]

Procesný princíp

Procesný prístup v organizácií zahŕňa :

• definovanie procesov pre dosiahnutie požadovaných výsledkov,

• identifikácia a meranie vstupov a výstupov z procesov za súčastného identifikovania externých a interných dodávateľov a zákazníkov,

• vyhodnotenie možných rizík, súvislosti a vplyvov procesov na zákazníkov a všetky ostatné zúčastnené strany,

• stanovenie jasných zodpovedností a právomoci pre riadenie procesov,

• identifikovanie interných a externých zákazníkov, dodávateľov a ostatných účastníkov procesov

Systémový prístup k manažérstvu

Identifikovanie, porozumenie a riadenie systému vzájomne súvisiacich procesov zameraných na daný ciel prispieva k efektívnosti a účinnosti organizácie pri dosahovaní jej cieľov. Systémový prístup k manažérstvu v organizácií vyžaduje činnosti ako pochopenie vzájomných väzieb medzi procesmi v rámci systému ďalej vytvorenie krízového manažmentu vo firme s ohľadom na procesy a neustále zlepšovanie systému prostredníctvom merania a vyhodnocovania [14]

Neustále zlepšovanie

Neustále zlepšovanie výkonnosti by malo byť chápané ako základný cieľ akejkoľvek organizácie. Pre zabezpečenie tohoto princípu je potrebné:

• bolo sústavne rozvíjané prostredie k tvorivej práci zamestnancov

• bola výsledkom preskúmania vedením, rozhodnutia o smeroch zlepšovania a nie len o nápravných opatreniach

• bolo internými aj externými auditmi a všetkými riadiacimi pracovníkmi identifikované príležitosti k zlepšovaniu

• boli uvoľňované potrebné zdroje pre kontinuálne zlepšovanie a hodnotená ich efektívnosť

• bola pre zlepšovanie obecne prijatá metodológia

Orientácia na fakty pri rozhodovaní

Objektívne rozhodovanie je možné iba na základe využitia vhodne analyzovaných dát a informácií. Pre úspešné zvládnutie princípu je potrebné:

• zber dostatočne presných a spoľahlivých dát z jednotlivých procesov v organizácií

• využitie vhodných štatistických metód zberu a analýzy

• výcvik ľudí k využitiu štatistických metód

• ochota manažérov analyzované dáta využívať pri rozhodovaní

• pokiaľ možno sprístupnenie výsledkov analýzy dát zamestnancom

Vzájomná prospešnosť vzťahov s dodávateľmi

Každá organizácia je previazaná so svojimi dodávateľmi, preto je potrebné, aby medzi nimi bolo dosiahnuté obojstranné vyvážených a prospešných vzťahov. Kľúčovými aktivitami pre naplnenie tohoto princípu je:

• výber kľúčových, resp. strategicky významných dodávateľov

• pravidelné hodnotenie dodávateľov

• poskytovanie rôznych druhov pomoci

• efektívna komunikácia a obojstranná dôvera

• motivácia dodávateľov k zlepšovaniu a pod. [2]

Systém environmentálneho manažérstva

Systém environmentálneho manažérstva ako súčasť IMS je účinný prístup organizácie k ochrane a tvorbe životného prostredia.

Je to systém navrhnutý a zavedený organizáciou pre riadenie jej významných environmentálnych aspektov a pre dosiahnutie zhody s právnymi požiadavkami. Umožňuje organizácii dosiahnutie a systematické riadenie úrovne environmentálneho správania, ktoré si sama stanovuje. Čiže je to všeobecne použiteľná zásada manažmentu organizácie, ktorá spája prístupy k ochrane životného prostredia s celkovým riadením organizácie s cieľom dosiahnutia environmentálnych a podnikateľských cieľov.

EMS sú použiteľné pre celé spektrum organizácii, od výrobných v priemyselnej sfére, v pôdohospodárstve, v službách, v zdravotníctve a obchode, regióne so zreteľom na miestne potreby ako aj podmienky.

V nasledujúcom období sa očakáva stúpajúci záujem spotrebiteľov, verejnosti, podnikateľskej sféry a orgánov štátnej správy o plnenie požiadaviek ochrany a tvorby životného prostredia organizácií práve prostredníctvom preukázateľnosti systematického prístupu formou aplikácie štandardov, ktoré pre túto oblasť boli v medzinárodnom a európskom merítku vytvorené. Tento trend možno prirovnať k vývoju záujmu o systémy zabezpečovania kvality a manažérstva kvality, ktorých zavedenie a certifikácia je jedným z najdôležitejších indikátorov preukázovania schopnosti splniť požiadavky zákazníka a ktoré spolu so systémami environmentálneho manažérstva už dnes tvoria subsystémy v integrovanom spôsobe riadenia.

Práve EMS je tým nástrojom, ktorým cez všetky produktívne sektory je možné riešiť problémové otázky životného prostredia s cieľom zabezpečovania prijatých opatrení v rámci trvaloudržateľného rozvoja. Výsledkom úspešného zavedenia a neustáleho zlepšovania EMS má byť pre organizáciu a pre spoločnosť zabezpečenie jej trvalého ekonomického rastu a prosperity a zmena jej správania v zodpovednosti za stav životného prostredia .

Hlavné kroky pri budovaní EMS

Počiatočné preskúmanie, zhodnotenie environmentálnych aspektov a ich vplyvov na životné prostredie, identifikácia a stanovenie významných environmentálnych vplyvov

Do úvahy je treba vziať tieto požiadavky:

• emisie do vzduchu,

• znečisťovanie vody,

• pevné a iné odpady,

• kontaminácia pôdy,

• využitie zdrojov, hluk,

• prach,

• vibrácie,

• vizuálny dojem,

• vplyv na časti ekosystémov.

Pri environmentálnych vplyvoch treba posúdiť okrem činností v normálnom stave aj abnormálnu činnosť / skúšobný, nábehový stav výroby /, nehody, núdzové stavy a minulé činnosti- záťaže.

Nedostatočné zhodnotenie environmentálnych vplyvov nastáva vtedy, ak sa nedôsledne posúdia práve nepriame činnosti spojené s organizáciou, t.j. dodávatelia surovín, polotovarov, energií alebo užívatelia výrobku a zneškodnenie výrobku.

Realizácia budovania EMS

• stanovenie štruktúry zodpovedností a právomocí

• príprava a realizácia postupov tréningu pracovníkov s cieľom vybudovania odborného potenciálu v oblasti ľudských zdrojov a získania žiadúceho environmentálneho uvedomenia na všetkých úrovniach riadiacej a výkonnej sféry

• príprava a realizácia postupov pre internú a externú komunikáciu, riadenia výrobných procesov vo väzbe na environmentálne požiadavky, havarijných plánov a preventívnych opatrení.

Kontrola a monitoring

• monitoring a sledovanie merateľných a kvantifikovateľných indikátorov

• kontrola funkčnosti systému formou interných auditov

• identifikácia nezhôd

• stanovenie nápravných opatrení, realizácia a previerka ich účinnosti

• riadenie záznamov o všetkých činnostiach.

Vyhodnotenie

• zhodnotenie účinnosti systému manažérstva na základe výsledkov kontroly a monitoringu

• preskúmanie manažmentom

• stanovenie ďalších krokov k udržiavaniu a trvalému zlepšovaniu EMS.

Celý systém environmentálneho manažérstva musí byť zdokumentovaný v zmysle požiadaviek normy EN ISO 14 001. [4]

Systém manažérstva bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci

Zvyšovanie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci má dôležitý hospodársky význam, pretože riešenie otázok súvisiacich s bezpečnosťou a ochranou zdravia, s vytváraním priaznivých pracovných podmienok a pracovných vzťahov prináša optimalizáciu pracovného procesu a pozitívny ekonomický efekt. Prináša zníženie strát, vyššiu produktivitu, efektívnosť a kvalitu práce – znamená lepšiu prosperitu podniku a tým aj celej spoločnosti.

Starostlivosť o bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci má aj dôležitý humánny aspekt, ktorý prezentuje kultúrnu a spoločenskú úroveň podniku a štátu. Politickým a hospodárskym vývojom, vývojom pracovných vzťahov a pracovných podmienok sa mení vo svete aj prístup k presadzovaniu bezpečnosti a ochrany zdravia při práci. Nová politika BOZP vychádza z poznania, že pracovné úrazy, choroby z povolania a nevhodné pracovné podmienky sú v podstatnej miere dôsledkom nesprávnej organizácie práce.

Na zabezpečenie trvalej prosperity podniku je dôležité, aby bol zavedený riadiaci mechanizmus, ktorý zabezpečí správne fungovanie podnikateľského subjektu. Všeobecne platí zásada, že len 15 % problémov je vhodné ponechať na riešenie zamestnancom a 85 % by malo byť zabezpečených systémom riadenia. Tak ako v ostatných oblastiach riadenia podniku, aj v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci je potrebné zaviesť účinný systém riadenia.

Pre systém riadenia bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (BOZP) boli vo svete spracované viaceré normy a príručky.

Väčšina z nich vychádza zo všeobecného modelu riadenia Dr. Edwardsa Deminga a princípu neustáleho zlepšovania. Určitým vzorom boli aj normalizované systémy riadenia kvality rady ISO 9000 a riadenia environmentu podľa radu ISO 14 000. V našich podmienkach sa pre systém riadenia BOZP rozšírila koncom 90-tych rokov najmä britská norma BS 8800 a štandard asociácie certifikačných inštitúcií OHSAS 18 000.

Snaha o vytvorenie jednotného modelu systému riadenia BOZP v rámci Medzinárodnej normalizačnej organizácie (ISO) stroskotala a integračné aktivity prebrala Medzinárodná organizácia práce (MOP). Výsledkom je medzinárodná Smernica MOP pre systém riadenia BOZP, ktorá bola vydaná v máji 2001. Smernica vychádza z podobných princípov, ako iné známe systémy, je založená na podobných krokoch a prvkoch, zdôrazňuje však viac účasť zamestnancov na riadení BOZP a presadzuje dobrovoľný prístup pri zavádzaní systému riadenia BOZP.

Podobne ako u všeobecného modelu riadenia, aj v systému riadenia BOZP je východiskovým bodom – formulovanie stratégie podnikovej politiky BOZP. Ďalšími krokmi sú:

- plánovanie

- organizačné zabezpečenie

- kontrola a hodnotenie

- opatrenia na zlepšenie

Posledný krok cyklu je podkladom na formulovanie nových cieľov podnikovej politiky BOZP na kvalitatívne vyššej úrovni a absolvovanie ďalšieho cyklu. V tom je princíp neustáleho zlepšovania. [13]

SÚTN vydal k 1. 10. 2009 v slovenskom jazyku OHSAS 18002: 2008 a OHSAS 18001: 2007 ako nové opravené vydanie.

Vydané normy úzko súvisia a obsahujú požiadavky systému manažérstva bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci a môžu sa používať na certifikáciu/registráciu, a medzi pokynmi na vlastné vyhlásenie o systéme manažérstva BOZP a na necertifikovateľnú základnú pomoc pri vytváraní, zavádzaní alebo zlepšovaní systému manažérstva bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci. Manažérstvo bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci zahŕňa celý rad prvkov vrátane takých, ktoré majú strategické a konkurenčné dôsledky. Preukázanie úspešného začleňovania normy OHSAS môže organizácia využiť na to, aby presvedčila zainteresované strany, že má primeraný systém manažérstva bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci.

Normy OHSAS sú kompatibilné s medzinárodnými normami na systémy manažérstva, t. j. s normami ISO 9001: 2000 (o kvalite) a ISO 14001: 2004 (o životnom prostredí) s cieľom uľahčiť integrácie systémov manažérstva kvality, životného prostredia, bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci v organizáciách, ktoré majú o to záujem. Úlohou noriem OHSAS nie je obsiahnuť všetky nevyhnutné ustanovenia zmlúv. Používatelia sú zodpovední za správne používanie. [5]

V nasledujúcej kapitole si podrobnejšie rozoberieme ďalší podsystém a to konkrétne bezpečnosť informácií.