Metódy a techniky projektového manažérstva

Obsah práce

1.	Projektové manažérstvo
2.	Metódy a techniky projektového manažérstva
3.	Vývoj spoločnosti Sauer-Danfoss, a. s.
4.	Projekt vytvorenie elektronického pracoviska vo výrobnom ostrove

Techniky, metódy a nástroje, ktoré pomáhajú projektovému manažmentu, tvoria jadro projektového manažmentu. Všeobecne sa kritizujú tieto technické pomôcky ako príliš mechanistické, resp. byrokratické a ich neúčinnosť sa zdôrazňuje. Príčiny ich neefektívneho uplatňovania zvyčajne spočívajú v zanedbávaní štruktúry, resp. úlohy. Kontrolné a plánovacie metódy sa nepriamo alebo priamo tákajú problému neistoty. Rutinné projekty neistoty s malým stupňom (napr. opakovaná výstavba budov) možno pri rešpektovaní získaných skúseností a štruktúrovaných postupov plánovať veľmi podobne. Prínos z plánovacích štruktúrovaných metód (napr. PERT, GANTT, GERT, CPM ) klesá s rastúcim stupňom novosti a variability a zvyšuje s rastúcim stupňom zložitosti [2].

Klasifikácia metód projektového manažérstva

V uplynulých rokoch dosiahli metódy projektového manažérstva značný rozvoj a aj praktické uplatnenie. Podľa Majtána (2009, s.165) ich možno rozdeliť :

„ Podľa uplatnenia vo fáze:

• Stratégie.
• Taktiky.
• Zavedenia.
• Vyhodnotenia.
• A podobne.

Podľa koncipovania projektov sú:

• Ideové.
• Obchodno-inžinierske.
• Technické.

Prípadne aj podľa iných hľadísk. Realizácia jednotlivých metód je však podmienená ďalšími oblasťami, a to najmä komunikáciou a technickou podporou. Z uvedeného dôvodu možno považovať za vhodné členenie podľa schémy na obrázku 1.

Obr. 1 Klasifikácia metód projektového manažmentu z hľadiska ich vzťahu ku komunikácii a technickej podpore, zdroj: Majtán (2009), vlastné spracovanie

Sieťová analýza

Podľa Závodného (2006, s.77) je sieťová analýza zadefinovaná nasledovne: „Na zosúladenie časovej nadväznosti rôznych, vzájomne sa podmieňujúcich činnosti pri riadení rozsiahlych projektov sa najčastejšie využívajú metódy sieťovej analýzy. Sú vhodným nástrojom hlavne na vyjadrenie podmienenosti činnosti medzi sebou navzájom a nájdenie tých činnosti, na ktoré sa z hľadiska dokončenia celého projektu treba sústrediť. Nástrojom na zobrazenie týchto činností sú sieťové grafy. Základnými prvkami sieťového grafu sú uzly a orientované hrany. Záleží na používateľovi, ako tieto prvky využije pri modelovaní jednotlivých činností, nadväzností a vzťahov medzi nimi.“

Pravidlá zostavovania sieťových grafov

Základné pravidlá na zostavenie sieťových grafov sú tieto:

• Každá činnosť má vždy jeden začiatočný a jeden koncový uzol.
• Diagram sa normalizuje (pokiaľ má projekt niekoľko koncových alebo východiskových uzlových bodov).
• Žiadne činnosti sa nemôžu začať skôr ako sú dokončené všetky činnosti, ktoré jej bezprostredne predchádzajú.
• Závislosť jednotlivých činností musí správne opisovať každý sieťový diagram.
• V sieťovom grafe sa oddeľujú súbežné činnosti fiktívnymi činnosťami.
• Fiktívne činnosti sa používajú na:
  • oddelenie súbežných činností,
  • oddelenie závislých, nezávislých činností,
  • vytvorenie jedného koncového a začiatočného uzla grafu.
• Pri zobrazovaní grafických akcií sa do sieťových diagramov zaraďujú tzv. predstihové (prípravné) činnosti (lead-time aktivity).
• Agregácia činností.
• Dĺžka úsečky, ktorou znázorňujeme fiktívne, prípadne reálne činnosti, nie je v žiadnom vzťahu k dĺžke trvania príslušnej činnosti.
• Sieťový diagram nemôže obsahovať cyklus [2].

Členenie sieťových grafov

1. Hranovo definovaný sieťový graf Podľa Závodného (2006, s.77) je hranovo definovaný sieťový graf zadefinovaný ako: „Činnosti hranovo definovaného sieťového grafu sú vyjadrené orientovanými hranami príslušného grafu. Činnosť má určité trvanie a reprezentuje spotrebu zdrojov (finančné prostriedky, suroviny, pracovné sily, energia a podobne). Z vecného hľadiska je činnosť ohraničená začiatočným a koncovým uzlom. Orientáciou hrany je vyjadrené, ktorý uzol je začiatočný a ktorý koncový.

Obr. 2 Zobrazenie činnosti pri hranovo definovanom sieťovom grafe , zdroj: Závodný (2006), vlastné spracovanie

Obr. 3 Bezprostredne predchádzajúca a nasledujúca činnosť , zdroj: Závodný (2006), vlastné spracovanie

Činnosť končiacu sa v uzle, ktorý je začiatočným uzlom nasledujúcej činnosti, voláme bezprostredne predchádzajúca (i, j) činnosť a činnosť začínajúcu sa v uzle, ktorý je koncovým uzlom predchádzajúcej činnosti, nazývame bezprostredne nasledujúca (j, k). Orientovanými hranami vyjadrujeme technicko organizačné závislosti jednotlivých činností.

2. Uzlovo definovaný sieťový graf Rovnako ako aj pri hranovo definovaných sieťových grafoch aj tu sú modelovacími prvkami uzly a hrany. Uzlami sú vyjadrené činnosti uzlovo definovaných sieťových grafov. Orientačné hrany slúžia len na vyjadrenie väzieb (technologickú závislosť) medzi uzlami.“

Obr. 4 Činnosti pri uzlovo definovaných sieťových grafoch , zdroj: Závodný (2006), vlastné spracovanie

Určí sa orientovanou hranou, ktorý uzol je koncový a ktorý je začiatočný. Začiatočná a koncová udalosť predstavuje vecné ohraničenie činností. Činnosť má určité trvanie a reprezentuje spotrebu určitého množstva niektorých zdrojov. Uzlovo definovaný sieťový graf má z hľadiska technologických väzieb medzi dvoma uzlami väčšie možnosti vyjadrenia týchto väzieb. Môžu nastať možnosti :

• Začiatok činnosti i nadväzuje na činnosť j.
• Začiatok činnosti i nadväzuje na koniec činnosti j.
• Koniec činnosti i nadväzuje na začiatok činnosti j.
• Koniec činnosti i nadväzuje na koniec činnosti j [2].

Metóda CPM – Critical Path Method

Metóda CPM patrí medzi základné deterministické metódy sieťovej analýzy. Jej cieľom je stanovenie doby trvania projektu na základe dĺžky tzv. kritickej cesty. CPM umožňuje zjednodušiť efektívnu časovú koordináciu jednotlivých vzájomne na seba nadväzujúcich činností v rámci projektu. Táto metóda slúži ako nástroj pre odhad nákladov. Používa sa pri priamočiarych projektoch, kde sa dajú doby trvania odhadnúť s vysokým stupňom presnosti, napr. stavebný priemysel. Doby trvania pre činnosti projektov sú známe obvykle podľa minulých skúseností z údajov o minulých projektov. Doby trvania sú štatisticky určené.

Kritická cesta je definovaná ako (časovo) najdlhšia možná cesta z počiatočného bodu grafu do koncového bodu grafu. Každý projekt má minimálne jednu kritickú cestu. Každá kritická cesta sa skladá zo zoznamu činností, na ktorých by sa mal manažér projektu najviac zamerať, pokiaľ chce zabezpečiť včasné dokončenie projektu. Dátum dokončenia poslednej úlohy na kritickej ceste je zároveň dátum dokončenia projektu. Pre kritické úlohy platí, že ich celková časová rezerva je rovná nule. Zdržanie začiatku tejto úlohy alebo predĺženie jej doby trvania bude mať vplyv na konečný dátum projektu. Kritická cesta sa premieta do časového plánovanie a riadenia projektov prakticky vo všetkých fázach životného cyklu projektu. Zákony kritickej cesty:

• oneskorenie úlohy na kritickej ceste sa stopercentne premietne do oneskorenia celého projektu.
• zrýchlením prác na úlohe ležiacej na kritickej ceste skracuje trvanie projektu ako celku [11].

Metóda PERT

Project Evaluation and Review Techniques - Metóda hodnotenia a previerky projektov. Rozvinula sa pre kontroly a koordinácie rozsiahlych projektov s veľkým počtom subdodávateľov a dodávateľov, kde možno ťažko odhadnúť trvanie prác. Účelom je upozorňovať na potrebu robiť opatrenia a určiť pravdepodobnosť splnenia termínov. Pri určovaní trvania jednotlivých činností sa táto metóda snaží pocit neistoty odstrániť, resp. oslabiť pomocou troch odhadov trvania činností, ktorými sú: optimistický odhad trvania, pesimistický odhad činnosti a najpravdepodobnejší odhad trvania činností.

Mimoriadne plynulý priebeh projektu sa očakáva pri optimistickom odhade, naopak pri pesimistickom odhade sa počíta s mimoriadnym množstvom nepredvídateľných prekážok. Čas, ktorý by za normálnych okolností bol potrebný na ukončenie nejakej činnosti je najpravdepodobnejší odhad trvania činnosti [2].

Podľa Majtána (2009, s.180) je: „Určovanie kritickej cesty pri metóde PERT podobné ako pri metóde CPM. Podobne aj termíny začiatkov a koncov jednotlivých činností sa určujú na rovnakom princípe. Namiesto trvania činnosti yij sa tu však uvažuje stredná hodnota trvania činnosti tEij. Štandardný postup pri metóde PERT spočíva v redukcii stochastického modulu na deterministický, v čom je zdroj chýb, ktorých sa môžeme pri tomto postupe dopustiť. Za chybný možno považovať i predpoklad, že všetky činnosti majú rozdelenie trvania rovnaké. V praxi sa často polemizuje či treba v modeli brať zreteľ na stochastickú povahu trvania činností alebo vystačíme s pevným odhadom trvania činnosti. Mnohokrát správny (zdôvodnený) odhad prinesie objektívnejšie výsledky ako tri odhady, najmä keď berieme do úvahy väčšie nároky na výpočet vzhľadom na dosiahnuté výsledky (tým skôr, že už existujú metódy, ktoré lepšie vystihujú stochastický charakter trvania činnosti).“

Metóda GERT

Graphical Evaluation and Review Technique - grafická metóda hodnotenia a kontroly projektov. Podľa Majtána (2009, s.182) táto metóda zavádza logistické podmienky realizácie udalosti a stochastické váhy realizácie činnosti. Pri vstupoch sa rozlišuje:

a) „konjuktívny vstup, pri ktorom sa uzol realizuje len vtedy, keď sa uskutočnia všetky vstupujúce činnosti,

b) disjunktívny vstup, pri ktorom sa uzol realizuje len vtedy, keď sa uskutoční len jedna zo vstupných činností; ostatné sa vylučujú,

c) inkluzívny vstup, pri ktorom sa uzol realizuje, keď sa uskutoční aspoň jedna činnosť; uskutočňovať sa môžu aj ostatné činnosti.

Pri výstupoch sa rozlišuje:

a) deterministický výstup, pri ktorom sa po realizácií uzla začnú všetky činnosti, ktoré z neho vystupujú,

b) stocahstický výstup, pri ktorom sa po realizácií uzla začne len jedna činnosť, pričom jej výber sa určuje s danou pravdepodobnosťou.“

Obr. 5 Typy uzlov v sieti GERT , zdroj: Majtán (2009), vlastné spracovanie

Pravdepodobnostná analýza sieťového grafu typu GERT: Činnosti sieťového grafu môžeme ohodnocovať údajmi o ich nárokoch na zdroje, náklady a o ich trvaní. Okrem toho ich ohodnocujeme pravdepodobnosťou uskutočnenia jednotlivých činností. Podklady, o ktoré sa opiera pravdepodobnostná analýza sú:

a) Súčet pravdepodobností javov sa rovná 1, ak pre skupinu náhodných javov nastane jeden z nich.

b) Pravdepodobnosť súčasného výskytu dvoch alebo viacerých javov danej množiny sa rovná súčinu pravdepodobností každého z nich.

c) Ak výskyt nejakého stavu u skupiny náhodných javov nepatrí do tejto skupiny a viaže sa na výskyt ľubovoľného javu z tejto skupiny, platí, že pravdepodobnosť výskytu takéhoto javu sa rovná súčtu pravdepodobností javov danej skupiny [2].

Ganttov diagram

Podľa Majtána (2009, s.188) „Je to forma vyjadrenia zoznamu termínov pri zohľadnení dĺžky priebežného času projektu. Z Ganttovho diagramu je zrejmý termínový stav a trvanie krokov. Jednotlivé kroky sa zobrazujú ako časovo proporcionálne rámce, ktoré sú pospájané vo forme siete s presne vyznačenými dôležitými uzlami. Tento druh diagramu je centrálnym nástrojom vizualizácie projektu a dôležitý komunikačný nástroj pre projektový manažment.“

Obr. 6 Ganttov diagram , zdroj: Majtán (2009), vlastné spracovanie

Jednotlivé projektové činnosti sú uvedené na zvislej osi a na vodorovnej osi je uvedený celkový čas realizácie projektu – 64 dní. Plnou čiarou sú vyznačené úsečky, ktoré zobrazujú čas trvania činností. Diagram umožňuje manažérovi vyhodnocovať odchýlky od plánu, vizuálne sledovať postup projektových prác a zobrazuje postupnosť jednotlivých činností. Z ganttovho diagramu získavame rovnaké informácie ako zo sieťového grafu, no manažéri ho považujú za praktickejší [2].