Zásady auditovania, druhy auditov, riadenie programu auditu – ciele a rozsah predmetu auditu
Tento článok patrí do časti Kolokviálna skúška. Materiály tu uvedené sú prípravou na záverečnú štátnu (kolokviálnu) skúšku v študijnom zameraní Manažérstvo kvality produkcie na Fakulte mechatroniky TnUAD.
Obsah
Zásady auditovania
Auditovanie sa vyznačuje viacerými zásadami. Týmto spôsobom sa audit stáva efektívnym a spoľahlivým nástrojom podporujúcim politiky manažmentu a kontroly a poskytujúcim informácie, na základe ktorých organizácia môže konať, aby zlepšila svoje správanie. Vernosť týmto zásadám je predpokladom na vypracovanie relevantných a dostatočných záverov auditu a na vytvorenie takých podmienok, aby navzájom nezávisle pracujúci audítori dosiahli v podobných podmienkach podobné závery.
Audítorov sa týkajú nasledujúce zásady:
a) Etické správanie: základ profesionality.
- Pre auditovanie je podstatná dôvera, čestnosť, dôveryhodnosť a rozvaha.
b) Čestná prezentácia: záväzok podať správu pravdivo a presne.
- Zistenia auditu, závery auditu a správy z auditu sú pravdivým a presným odrazom činností auditov. O významných zistených prekážkach a nevyriešených rozporných názoroch medzi audítorským tímom a auditovanou organizáciou sa podáva správa.
c) Správna profesionálna starostlivosť: využitie usilovnosti a úsudku pri auditovaní.
- Audítori postupujú starostlivo v súlade so závažnosťou plnenej úlohy a dôverou, ktorú v nich vkladajú klienti auditu a ďalšie zainteresované strany. Dôležitým faktorom je nevyhnutná kompetentnosť. Ďalšími zásadami auditovania sú nezávislosť a systematickosť.
d) Nezávislosť: základ nestrannosti auditu a objektívnosti záverov auditu.
- Audítori sú nezávislí od auditovanej činnosti, nie sú tendenční a musia vylúčiť konflikt záujmov. Audítori majú počas procesu auditu dbať na objektívnosť názorov s cieľom zabezpečiť, aby sa zistenia auditu a závery auditu zakladali iba na dôkazoch auditu.
e) Prístup založený na dôkazoch: racionálna metóda, ako v systematickom procese auditu dosiahnuť spoľahlivé a reprodukovateľné závery.
- Dôkaz auditu sa dá overiť. Zakladá sa na vzorkách dostupných informácií, keďže audit sa vykonáva počas stanoveného časového intervalu a s obmedzenými zdrojmi. Využitie vhodného vzorkovania súvisí so spoľahlivosťou, ktorú možno prisúdiť záverom auditu.
Druhy auditov
Audit je systematický, nezávislý a zdokumentovaný proces získavania dôkazov auditu a ich objektívneho vyhodnocovania s cieľom určiť rozsah, v akom sa plnia kritériá auditu. Audity môžeme rozdeliť na nasledovné druhy:
- interné audity,
- externé audity,
- spoločné a kombinované audity.
Interné audity: označujú sa aj ako audity vykonávané prvou stranou. Vykonáva ich sama organizácia alebo niekto v jej zastúpení na účely preskúmania manažmentom alebo na iné interné účely a môžu tvoriť základ vyhlásenia o zhode samou organizáciou. V mnohých prípadoch, najmä v menších organizáciách, možno nezávislosť preukázať neexistujúcou zodpovednosťou za auditovanú činnosť.
Externé audity: audity vykonávané druhou alebo treťou stranou. Audity vykonávané druhou stranou vykonávajú strany, ktoré sa zaujímajú o organizáciu, ako sú zákazníci alebo ďalšie osoby v ich zastúpení. Audity vykonávané treťou stranou vykonávajú externe nezávislé audítorské organizácie, ako sú organizácie poskytujúce registráciu alebo certifikáciu zhody s požiadavkami podľa ISO 9001 a ISO 14001.
Spoločné audity: vyznačujú sa tým, že dve alebo viaceré audítorské organizácie spolupracujú pri audite jednej auditovanej organizácie.
Kombinované audity: vyznačujú sa tým, že sa spoločne audituje systém manažérstva kvality a systém environmentálneho manažérstva.
Riadenie programu auditu
V závislosti od veľkosti, charakteru a zložitosti organizácie, ktorá sa audituje, program auditu môže obsahovať jeden alebo viacero auditov. Tieto audity môžu mať rozličné ciele a môžu obsahovať aj spoločné alebo kombinované audity. Program auditu obsahuje všetky činnosti potrebné na plánovanie a organizovanie viacerých typov auditov a na zabezpečovanie zdrojov na ich efektívnu a účinnú realizáciu v rámci určeného časového intervalu. Organizácia môže určiť viac programov auditu. Vrcholový manažment organizácie má prideliť právomoc riadiť program auditu. Tí, ktorí majú pridelenú zodpovednosť za riadenie programu auditu, majú:
- definovať, zaviesť, monitorovať, preskúmavať a zlepšovať program auditu,
- identifikovať potrebné zdroje a zabezpečiť ich poskytnutie.
Ak organizácia, ktorá sa má auditovať, prevádzkuje systém manažérstva kvality a systém environmentálneho manažérstva, program auditu môže obsahovať kombinované audity. V takomto prípade sa musí osobitná pozornosť venovať kompetentnosti audítorského tímu. Aby sa realizoval spoločný audit, môže viacero audítorských organizácií v časti svojich programov auditov spolupracovať. V takom prípade sa musí pozornosť venovať rozdeleniu zodpovedností, poskytnutiu dodatočných zdrojov, kompetentnosti audítorského tímu a príslušným postupom. Kým sa začne audit, má sa o týchto skutočnostiach dosiahnuť dohoda.
Ciele programu auditu
Aby sa mohlo nasmerovať plánovanie a realizácia auditov, majú sa určiť príslušné ciele programu auditu. Tieto ciele môžu vychádzať:
- z priorít manažmentu,
- z komerčných zámerov,
- z požiadaviek systému manažérstva,
- zo štatutárnych, predpisových a zmluvných požiadaviek,
- z potrieb hodnotenia dodávateľa,
- z požiadaviek zákazníka,
- z potrieb ďalších zainteresovaných strán,
- z rizík pre organizáciu.
Rozsah programu auditu
Rozsah programu auditu sa môže meniť a ovplyvňuje ho veľkosť, charakter a zložitosť podniku, ktorý sa audituje, ako aj iné skutočnosti:
- predmet, cieľ a trvanie každého auditu, ktorý sa má vykonať,
- frekvencia auditov, ktoré sa majú vykonať,
- počet, závažnosť, zložitosť, podobnosť a lokalizácia činností, ktoré sa majú auditovať,
- požiadavky noriem, štatutárne, predpisové a zmluvné požiadavky a ďalšie kritériá auditu,
- potreba akreditácie alebo certifikácie / registrácie,
- závery predchádzajúcich auditov alebo výsledky predošlého preskúmania programu auditu,
- akékoľvek jazykové, kultúrne alebo sociálne skutočnosti,
- záujmy zainteresovaných strán,
- významné zmeny v organizácii alebo v jej prevádzke.
Použitá literatúra
- STN EN ISO 19011 - Návod na auditovanie systému manažérstva kvality a systému environmentálneho manažérstva.
- Jaroslav Nenadál a kolektív: Moderní manažment jakosti - principy, postupy, metódy.
